Cách nhận EIN

Mã số định danh doanh nghiệp (EIN) là một mã số gồm chín chữ số miễn phí do Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cấp, dùng để xác định doanh nghiệp của bạn cho mục đích thuế. Hãy coi nó như số An sinh xã hội dành cho doanh nghiệp của bạn. Mọi công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) có nhiều hơn một thành viên hoặc có nhân viên đều cần một mã số EIN, và ngay cả các LLC một thành viên cũng nên có một mã số này để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và giữ số An sinh xã hội cá nhân của họ không xuất hiện trên các tài liệu kinh doanh. Việc đăng ký mã số EIN là miễn phí và chỉ mất khoảng 15 phút trực tuyến.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu EIN là gì, ai cần có mã số này và cách đăng ký từng bước một.

EIN là gì?

Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) là một dãy số duy nhất gồm chín chữ số do Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cấp để xác định một thực thể kinh doanh. Mã số này đôi khi còn được gọi là Mã số thuế liên bang hoặc Mã số doanh nghiệp liên bang (FEIN). Định dạng của mã số là XX-XXXXXXX (hai chữ số, dấu gạch ngang, sau đó là bảy chữ số).

Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn được sử dụng cho nhiều mục đích kinh doanh khác nhau:

• Nộp tờ khai thuế liên bang và tiểu bang
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Tuyển dụng nhân viên và quản lý bảng lương
• Xin cấp giấy phép kinh doanh và các loại giấy phép khác.
• Nộp giấy tờ cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) hoặc các cơ quan nhà nước.
• Thành lập tín dụng doanh nghiệp
• Đăng ký thẻ tín dụng hoặc khoản vay doanh nghiệp

Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) là vĩnh viễn. Sau khi IRS cấp EIN cho doanh nghiệp của bạn, mã số này sẽ không bao giờ được sử dụng lại hoặc cấp lại cho doanh nghiệp khác, ngay cả khi doanh nghiệp của bạn đóng cửa. Nếu công ty TNHH của bạn thay đổi tên, địa chỉ hoặc thành viên, bạn vẫn giữ nguyên EIN. Tuy nhiên, nếu công ty TNHH của bạn thay đổi cấu trúc thuế (ví dụ: từ công ty TNHH một thành viên sang công ty TNHH nhiều thành viên), bạn có thể cần phải xin cấp EIN mới.

Ai cần EIN?

Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải có mã số thuế doanh nghiệp (EIN), nhưng hầu hết đều nên có. Dưới đây là danh sách các doanh nghiệp cần có EIN:

Yêu cầu phải có mã số thuế doanh nghiệp (EIN):

• Công ty TNHH nhiều thành viên (được đánh thuế như công ty hợp danh)
• Bất kỳ công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc doanh nghiệp nào có nhân viên.
• Bất kỳ doanh nghiệp nào nộp tờ khai thuế lao động, thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế rượu, thuốc lá và vũ khí.
• Các tập đoàn và công ty S
• Quỹ tín thác, di sản và các tổ chức phi lợi nhuận
• Bất kỳ LLC nào chọn hình thức đánh thuế như một công ty cổ phần hoặc công ty S.

Không bắt buộc về mặt pháp lý nhưng rất được khuyến khích:

• Công ty TNHH một thành viên không có nhân viên — mặc dù bạn có thể sử dụng Mã số An sinh Xã hội (SSN) cho mục đích thuế, nhưng việc có Mã số Thuế Doanh nghiệp (EIN) sẽ bảo vệ SSN của bạn khỏi bị chia sẻ trên các biểu mẫu kinh doanh, hóa đơn và tài liệu thuế. Hầu hết các ngân hàng cũng yêu cầu EIN để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.

Tóm lại, mọi công ty TNHH đều nên có mã số thuế doanh nghiệp (EIN). Việc này hoàn toàn miễn phí, chỉ mất vài phút và giúp bảo mật thông tin cá nhân của bạn.

Hướng dẫn cách đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) trực tuyến (từng bước)

Cách nhanh nhất và dễ nhất để có được mã số thuế doanh nghiệp (EIN) là thông qua... Đăng ký trực tuyến mã số thuế thu nhập doanh nghiệp (EIN) của IRSBạn có thể đăng ký trực tuyến từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 7:00 sáng đến 10:00 tối theo giờ Miền Đông. Bạn sẽ nhận được mã số thuế doanh nghiệp (EIN) ngay sau khi hoàn tất đơn đăng ký.

Quan trọng: Để sử dụng ứng dụng trực tuyến, bạn phải có Số An sinh Xã hội (SSN) hoặc Mã số Thuế Cá nhân (ITIN) hợp lệ. Nếu bạn không có SSN hoặc ITIN (ví dụ: nếu bạn là công dân không phải người Mỹ sống ngoài Hoa Kỳ), bạn không thể sử dụng ứng dụng trực tuyến và phải nộp đơn qua fax hoặc thư bưu điện.

Bước 1: Truy cập trang đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của IRS.

Truy cập vào Đăng ký trực tuyến mã số thuế thu nhập doanh nghiệp (EIN) của IRSNhấp vào “Đăng ký trực tuyến ngay” rồi nhấp vào “Bắt đầu đăng ký”. Trang web của IRS là nơi duy nhất để đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) miễn phí trực tuyến. Không sử dụng các trang web của bên thứ ba có tính phí — họ chỉ đơn giản là nộp cùng một đơn đăng ký miễn phí thay mặt bạn.

Bước 2: Chọn loại thực thể của bạn

Chọn “Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC)” từ danh sách các loại hình doanh nghiệp. Trên màn hình tiếp theo, nhập số lượng thành viên trong LLC của bạn và tiểu bang nơi LLC được thành lập.

Bước 3: Chọn lý do bạn cần mã số thuế doanh nghiệp (EIN)

Hãy chọn lý do bạn nộp đơn. Đối với hầu hết các công ty TNHC mới thành lập, câu trả lời đúng là “Khởi nghiệp kinh doanh”. Các lựa chọn khác bao gồm “Tuyển dụng nhân viên”, “Mục đích ngân hàng” và “Thay đổi loại hình tổ chức”.

Bước 4: Nhập thông tin của Bên chịu trách nhiệm

Cơ quan Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) yêu cầu bạn chỉ định một “bên chịu trách nhiệm” – đây là người kiểm soát, quản lý hoặc điều hành công ty TNHC. Đối với hầu hết các công ty TNHC, đó là chủ sở hữu hoặc thành viên quản lý. Bạn cần cung cấp đầy đủ tên pháp lý, số an sinh xã hội (SSN) hoặc mã số thuế cá nhân (ITIN) và địa chỉ gửi thư của bên chịu trách nhiệm. Bên chịu trách nhiệm phải là một cá nhân (không phải là một thực thể kinh doanh khác).

Bước 5: Nhập thông tin chi tiết về LLC của bạn

Hãy cung cấp tên pháp lý của công ty TNHH (như được ghi trên các giấy tờ thành lập), địa chỉ thực tế và địa chỉ gửi thư. Bạn cũng sẽ được hỏi về loại hình hoạt động kinh doanh mà công ty TNHH của bạn thực hiện và ngày thành lập công ty (hoặc ngày bạn bắt đầu kinh doanh).

Bước 6: Nộp đơn và nhận mã số thuế doanh nghiệp (EIN)

Hãy kiểm tra lại thông tin của bạn để đảm bảo chính xác, sau đó nộp đơn. Nếu mọi thứ đều chính xác, IRS sẽ cấp mã số thuế doanh nghiệp (EIN) cho bạn ngay lập tức trên màn hình. Bạn có thể tải xuống, lưu và in thông báo xác nhận (gọi là thông báo CP 575). Hãy giữ thông báo này cùng với các hồ sơ kinh doanh quan trọng của bạn. IRS cũng sẽ gửi một bản sao giấy của thông báo CP 575 đến địa chỉ bạn đã cung cấp, thường mất từ ​​4 đến 6 tuần để đến nơi.

Mẹo: Hãy lưu hoặc in giấy xác nhận mã số thuế doanh nghiệp (EIN) của bạn ngay lập tức. Nếu bạn đóng trình duyệt trước khi lưu, bạn sẽ phải đợi bản sao được gửi qua đường bưu điện hoặc gọi cho IRS để lấy lại mã số EIN của mình.

Cách thức nộp đơn qua fax hoặc thư bưu điện

Nếu bạn không thể sử dụng ứng dụng trực tuyến, bạn có thể đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) qua fax hoặc thư bưu điện bằng cách sử dụng... Biểu mẫu IRS SS-4.

Nộp đơn qua Fax

Điền đầy đủ Mẫu SS-4 và gửi fax đến số fax của IRS dành cho tiểu bang của bạn (được liệt kê trong hướng dẫn của Mẫu SS-4). IRS sẽ gửi lại mã số EIN của bạn cho bạn trong vòng 4 ngày làm việc. Hãy nhớ ghi số fax trả lời trên mẫu đơn. Phương pháp này thường được sử dụng bởi những người không phải công dân Hoa Kỳ và không có số an sinh xã hội (SSN) hoặc mã số thuế cá nhân (ITIN).

Số fax của IRS:

• Nếu doanh nghiệp, văn phòng hoặc đại lý chính của bạn đặt tại Hoa Kỳ: (855) 641-6935
• Nếu bạn không có nơi cư trú hợp pháp, địa điểm kinh doanh chính, văn phòng chính hoặc đại lý chính tại Hoa Kỳ: (855) 215-1627

Đăng ký qua thư

Điền đầy đủ Mẫu SS-4 và gửi đến địa chỉ IRS thích hợp (được liệt kê trong hướng dẫn của Mẫu SS-4). Thời gian xử lý đơn đăng ký qua đường bưu điện là từ 4 đến 6 tuần. Do thời gian chờ đợi lâu, chúng tôi không khuyến khích nộp đơn qua đường bưu điện trừ khi bạn không còn lựa chọn nào khác.

Địa chỉ gửi thư của IRS:

• Nếu địa chỉ là: Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999
• Nếu địa chỉ nằm ngoài Hoa Kỳ: Cục Thuế vụ Hoa Kỳ, Bộ phận Điều hành Quốc tế EIN, Cincinnati, OH 45999

Cách thức nộp đơn dành cho người không phải là công dân Hoa Kỳ

Những người không phải công dân Hoa Kỳ và không có Số An sinh Xã hội (SSN) hoặc Mã số Thuế Cá nhân (ITIN) không thể sử dụng ứng dụng trực tuyến của IRS. Thay vào đó, họ phải nộp đơn qua fax hoặc gọi điện trực tiếp cho IRS.

Nộp đơn qua điện thoại (Đối với ứng viên quốc tế)

Công dân không phải là công dân Hoa Kỳ có thể gọi đến Đường dây Thuế Doanh nghiệp và Chuyên ngành của IRS theo số (267) 941-1099 (không phải số miễn phí) để đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) qua điện thoại. Đường dây hoạt động từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 6:00 sáng đến 11:00 tối theo giờ Miền Đông. Nhân viên IRS sẽ hỏi bạn những câu hỏi tương tự như trên Mẫu SS-4 và sẽ cấp mã số EIN cho bạn ngay sau khi kết thúc cuộc gọi. Đây là lựa chọn nhanh nhất cho người đăng ký quốc tế.

Nộp hồ sơ qua fax (Đối với ứng viên quốc tế)

Hoàn thành Mẫu SS-4 và gửi fax đến (855) 215-1627. Sở Thuế vụ (IRS) sẽ gửi lại mã số EIN của bạn qua fax trong vòng 4 ngày làm việc. Tại mục yêu cầu số An sinh Xã hội (SSN) hoặc Mã số Thuế thu nhập cá nhân (ITIN) của người chịu trách nhiệm, hãy viết “Nước ngoài” và ghi rõ số hộ chiếu nước ngoài và quốc tịch của người chịu trách nhiệm.

Để biết hướng dẫn đầy đủ về việc thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) với tư cách là công dân không phải người Mỹ, bao gồm cách lấy mã số thuế doanh nghiệp (EIN), mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ và hiểu rõ nghĩa vụ thuế của bạn, hãy xem phần hướng dẫn của chúng tôi. Hướng dẫn thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) dành cho người không cư trú tại Hoa Kỳ.

EIN so với SSN so với ITIN

Cơ quan Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) sử dụng nhiều loại mã số định danh khác nhau cho các mục đích khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh giữa chúng:

Sự khác biệt chính:

• Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) dùng để xác định một doanh nghiệp. Số an sinh xã hội (SSN) và mã số thuế cá nhân (ITIN) dùng để xác định một cá nhân.
• Bạn có thể đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) miễn phí và nhận ngay lập tức (trực tuyến) hoặc trong vòng vài ngày (qua fax). Mã số an sinh xã hội (SSN) và mã số thuế cá nhân (ITIN) cần thời gian lâu hơn để có được.
• Mã số thuế doanh nghiệp (EIN) bảo vệ số an sinh xã hội cá nhân của bạn bằng cách cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một mã số thuế riêng.
• Bạn không cần số an sinh xã hội (SSN) để xin mã số thuế doanh nghiệp (EIN), nhưng đơn đăng ký trực tuyến lại yêu cầu số này. Nếu không có SSN, bạn phải nộp đơn qua fax hoặc điện thoại.

Câu Hỏi Thường Gặp

Việc xin mã số thuế doanh nghiệp (EIN) có miễn phí không?

Đúng vậy. Việc đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) thông qua IRS hoàn toàn miễn phí, dù bạn đăng ký trực tuyến, qua fax, qua thư hoặc qua điện thoại. Hãy cẩn thận với các trang web bên thứ ba tính phí để “giúp” bạn lấy mã số EIN — họ chỉ đơn giản là nộp đơn đăng ký miễn phí của IRS thay mặt bạn. Luôn luôn đăng ký trực tiếp thông qua IRS. Trang web của IRS.

Mất bao lâu để có được EIN?

Nếu bạn nộp đơn trực tuyến, bạn sẽ nhận được mã số thuế doanh nghiệp (EIN) ngay lập tức sau khi hoàn tất đơn. Nếu bạn nộp đơn qua fax, bạn sẽ nhận được EIN trong vòng 4 ngày làm việc. Nếu bạn nộp đơn qua đường bưu điện, sẽ mất từ ​​4 đến 6 tuần. Nếu bạn là người nộp đơn quốc tế gọi điện cho IRS, bạn sẽ nhận được EIN ngay khi kết thúc cuộc gọi.

Tôi có thể đăng ký EIN trực tuyến không?

Có, miễn là bạn có số an sinh xã hội (SSN) hoặc mã số thuế cá nhân (ITIN) hợp lệ. Ứng dụng đăng ký mã số thuế doanh nghiệp (EIN) trực tuyến của IRS hoạt động từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 7:00 sáng đến 10:00 tối theo giờ miền Đông. Nếu bạn không có SSN hoặc ITIN, bạn phải đăng ký qua fax hoặc điện thoại.

Tôi có cần mã số thuế doanh nghiệp (EIN) nếu tôi là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không có nhân viên không?

Trong trường hợp này, bạn không bắt buộc phải có mã số thuế doanh nghiệp (EIN) — bạn có thể sử dụng số an sinh xã hội (SSN) cho mục đích thuế. Tuy nhiên, việc có EIN được khuyến khích mạnh mẽ. EIN giúp bảo vệ SSN của bạn khỏi bị chia sẻ trên các biểu mẫu kinh doanh, và hầu hết các ngân hàng đều yêu cầu EIN để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Vì việc này miễn phí và chỉ mất vài phút, nên không có lý do gì để không đăng ký EIN.

Tôi có thể dùng mã số thuế doanh nghiệp (EIN) để mở tài khoản ngân hàng được không?

Đúng vậy. Trên thực tế, hầu hết các ngân hàng đều yêu cầu mã số thuế doanh nghiệp (cùng với các tài liệu thành lập LLC và thỏa thuận hoạt động) để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Việc có một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng biệt rất quan trọng để duy trì sự bảo vệ trách nhiệm pháp lý cho LLC của bạn và giữ cho tài chính cá nhân và doanh nghiệp của bạn tách biệt.

Nếu tôi bị mất mã số thuế doanh nghiệp (EIN) thì sao?

Nếu bạn làm mất hoặc để thất lạc mã số EIN, bạn có thể lấy lại bằng cách gọi đến Đường dây Thuế Doanh nghiệp và Chuyên ngành của IRS theo số (800) 829-4933 (Thứ Hai đến Thứ Sáu, 7:00 sáng đến 7:00 tối giờ địa phương). Bạn cũng có thể tìm thấy mã số EIN của mình trên bất kỳ tờ khai thuế nào trước đây mà LLC của bạn đã nộp, trên thông báo CP 575 gốc từ IRS hoặc trên các tài liệu tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn.

Tôi có thể có nhiều hơn một mã số thuế doanh nghiệp (EIN) không?

Mỗi thực thể kinh doanh chỉ có thể có một mã số thuế doanh nghiệp (EIN). Tuy nhiên, nếu bạn sở hữu nhiều doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có thể có mã số thuế doanh nghiệp riêng. Ví dụ, nếu bạn có hai công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC), mỗi LLC sẽ có một mã số thuế doanh nghiệp riêng. Bạn có thể cần phải xin cấp mã số thuế doanh nghiệp mới nếu LLC của bạn trải qua một số thay đổi về cấu trúc, chẳng hạn như chuyển đổi từ LLC một thành viên sang LLC nhiều thành viên.