Thỏa thuận điều hành là gì?

Các thỏa thuận điều hành chủ yếu gắn liền với các công ty trách nhiệm hữu hạn như một cơ cấu kinh doanh. Ở một số tiểu bang, LLC của bạn không thể được các cơ quan chính phủ chính thức công nhận trừ khi thỏa thuận điều hành đã được tạo và nộp.

Chỉ có 5 tiểu bang yêu cầu phải nộp thỏa thuận điều hành LLC của bạn. Họ là California, New York, Missouri, Maine và Delaware. Một số bang cho phép những thỏa thuận này được thực hiện bằng miệng thay vì bằng văn bản.

Các yêu cầu này thường đề cập đến các LLC có nhiều hơn một thành viên hoặc chủ sở hữu được liệt kê trong các điều lệ tổ chức của họ. Tuy nhiên, nó vẫn có thể có lợi cho một LLC một thành viên chỉ có một chủ sở hữu.

Một cấu trúc kinh doanh có thể có thỏa thuận tương tự là quan hệ đối tác. Trong những trường hợp này, tài liệu này thường được gọi là thỏa thuận hợp tác, nhưng nó sẽ phục vụ mục đích tương tự như thỏa thuận điều hành. Vì quan hệ đối tác không cung cấp bảo vệ trách nhiệm cá nhân hoặc các lợi ích khác của LLC nên các thỏa thuận này có thể còn quan trọng hơn.

Các cơ cấu kinh doanh khác thường không cần có thỏa thuận điều hành vì chúng sẽ có thỏa thuận tương đương hoặc không cần thỏa thuận này. Ví dụ: doanh nghiệp tư nhân chỉ có một chủ sở hữu và không có biện pháp bảo vệ tài sản cá nhân, vì vậy những điều này thường không cần thiết. Các cấu trúc chính thức hơn như một công ty yêu cầu các quy định chuyên sâu và các tài liệu quản lý bổ sung vượt ra ngoài phạm vi của hầu hết các thỏa thuận hoạt động LLC.

Nếu không có thỏa thuận chính thức nào được tất cả các bên ký kết, mỗi người có thể khiếu nại rằng các thỏa thuận khác đã được thực hiện không được ghi lại. Nếu các thành viên quản lý của một thực thể kinh doanh không đồng ý, họ có thể bắt đầu tuyên bố rằng các thỏa thuận miệng hoặc ngụ ý đã tồn tại. Nếu không có bằng chứng về những thỏa thuận này, thẩm phán sẽ quyết định ai là người nói sự thật. Có một thỏa thuận điều hành kỹ lưỡng và bằng văn bản sẽ loại bỏ những hiểu lầm và tin đồn trong tương lai.

Mỗi tiểu bang có một bộ quy tắc mặc định liên quan đến hoạt động kinh doanh. Nếu không có thỏa thuận điều hành và xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp sẽ phải tuân theo các quy định mặc định của nhà nước, điều này có thể không có lợi cho tất cả các bên. Ví dụ, nhiều bang có quy định yêu cầu lợi nhuận và thua lỗ phải được chia đều cho tất cả các thành viên khi không có thỏa thuận nào khác.

Mặc dù LLC cung cấp sự bảo vệ trách nhiệm cá nhân cho các thành viên, nhưng thỏa thuận điều hành là một lớp bổ sung chính thức hóa lá chắn này. Tài liệu này mở rộng ranh giới pháp lý giữa chủ sở hữu LLC và LLC để không còn nghi ngờ gì về việc liệu họ có chịu trách nhiệm về bất kỳ khoản nợ và nghĩa vụ nào của công ty hay không.

Một thỏa thuận điều hành có thể giúp một doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp nhỏ có vẻ hợp pháp hơn trong mắt người cho vay và nhà đầu tư. Một số ngân hàng sẽ muốn xem thỏa thuận điều hành trước khi cấp khoản vay kinh doanh để họ có thể hiểu tiền của bạn sẽ được quản lý như thế nào. Bạn có thể bị từ chối vì không có thỏa thuận điều hành trong một số trường hợp. Điều tương tự cũng có thể đúng với các nhà đầu tư, những người sẽ muốn hiểu bạn đã xác định rõ ràng những quy tắc này để bảo vệ tài sản của họ như thế nào.

Chủ sở hữu của một công ty thường đóng góp để đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động. Điều này có thể bao gồm các dịch vụ, tiền mặt hoặc tài sản. Để đổi lấy những khoản đóng góp này, họ sẽ nhận được tỷ lệ sở hữu tương ứng với số vốn họ đã đưa ra lúc đầu.

Trong một số trường hợp, thành viên có thể lựa chọn phân chia quyền sở hữu nếu được thỏa thuận. Thỏa thuận điều hành cần xác định rõ ràng tỷ lệ phần trăm này là gì.

Cổ phiếu phân phối là một thuật ngữ phổ biến đề cập đến cách chia sẻ lợi nhuận và thua lỗ. Nhiều doanh nghiệp phân bổ cổ phiếu phân phối theo cách tương tự như tỷ lệ sở hữu nên nếu ai đó sở hữu 50% doanh nghiệp thì họ cũng sẽ nhận được 50% lãi lỗ. Tuy nhiên, đây không phải là quy định và mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình riêng cho mình. Có những quy tắc phân bổ đặc biệt phải được tuân theo nếu cổ phần và quyền sở hữu của bạn không phù hợp.

Thỏa thuận điều hành cũng cần xác định số lợi nhuận được phân bổ sẽ được phân phối cho các thành viên mỗi năm. Nó cũng có thể quyết định liệu các thành viên có được trả đủ tiền để trang trải chi phí thuế thu nhập mà họ sẽ phải trả trên lợi nhuận hay không. Ngoài ra, thỏa thuận phải nêu rõ nơi chủ sở hữu được phép rút tiền từ lợi nhuận của doanh nghiệp theo ý mình hoặc liệu việc phân phối có được thực hiện thường xuyên hay không.

Khi cần đưa ra những quyết định quan trọng, nên áp dụng một số quy trình bỏ phiếu như đã nêu trong thỏa thuận điều hành. Mỗi thành viên có thể được trao một phiếu bầu hoặc họ có thể được trao quyền biểu quyết tỷ lệ thuận với tỷ lệ sở hữu của họ.

Sẽ rất hữu ích nếu một thỏa thuận điều hành chỉ rõ phương pháp kế toán của doanh nghiệp và năm tài chính sẽ được sử dụng. Điều này cũng có thể bao gồm các yêu cầu mà LLC hoặc các thành viên và người quản lý của nó phải tiết lộ bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán, báo cáo hoạt động và dòng tiền đã được kiểm toán cho tất cả chủ sở hữu. Điều này đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập thông tin như nhau và biết tiền của doanh nghiệp đang được chi tiêu vào đâu.

Để đảm bảo các thành viên phải chịu trách nhiệm, thỏa thuận điều hành có thể nêu rõ các quyền và trách nhiệm của họ. Điều này bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày của mỗi thành viên, vai trò mà họ dự kiến ​​​​sẽ thực hiện và mức lương theo giờ hoặc tiền lương. Nếu bất kỳ ai bị phát hiện không tuân thủ thỏa thuận của họ, cũng có thể có những quy định về điều gì sẽ xảy ra.

Nếu một thành viên quyết định nghỉ hưu, qua đời hoặc chọn chia sẻ lợi ích của họ trong hoạt động kinh doanh và tiếp tục hoạt động, thỏa thuận điều hành sẽ nêu rõ kế hoạch cho những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Điều này bao gồm liệu doanh nghiệp có tiếp tục hoạt động hay không, ai sẽ nhận cổ phần của họ, liệu họ có thể bán cổ phần của mình ra bên ngoài hay cần chào bán cổ phần trong nội bộ trước và bất kỳ quy tắc nào khác.

Phần này cũng có thể bao gồm thông tin về những gì xảy ra khi một thành viên mới gia nhập LLC và điều đó có thể thay đổi các điều khoản khác như thế nào.

Nếu LLC đóng cửa vì bất kỳ lý do gì, các kế hoạch chính xác phải được nêu rõ trong tài liệu. Phần này cần nêu rõ các hướng dẫn, nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của từng thành viên trong tình huống này. Nó phải giải quyết những gì xảy ra với bất kỳ khoản nợ nào của công ty, cách phân chia tài sản và bất kỳ quy tắc nào khác liên quan đến hành động và hành vi của thành viên. Bạn cũng có thể chỉ định rằng không thành viên nào có thể điều hành một doanh nghiệp dưới cùng tên trong tương lai.

Điều quan trọng là phải bao gồm một thứ gọi là điều khoản về khả năng tách biệt trong thỏa thuận của bạn. Điều này sẽ bảo vệ một số điều khoản nhất định của thỏa thuận nếu các phần khác được coi là xung đột với luật tiểu bang hoặc liên bang. Điều khoản sẽ nêu rõ rằng nếu bất kỳ phần nào của thỏa thuận có xung đột thì phần còn lại sẽ có hiệu lực. Nếu không có ngôn ngữ này, xung đột sẽ vô hiệu hóa toàn bộ tài liệu và yêu cầu bạn tạo một tài liệu mới từ đầu.