Cách nhận mã số thuế cá nhân

ITIN là gì?

Mã số nhận dạng người nộp thuế cá nhân (ITIN) là mã số xử lý thuế do Sở Thuế Vụ (IRS) cấp. Nó đảm bảo rằng các cá nhân, những người không đủ điều kiện nhận Số An sinh Xã hội (SSN), tuân thủ luật thuế của Hoa Kỳ và cung cấp phương tiện để xử lý và hạch toán các tờ khai và khoản thanh toán thuế.

ITIN chủ yếu được sử dụng bởi người nước ngoài không cư trú, cũng như vợ/chồng và người phụ thuộc của họ, cho phép họ nộp thuế mặc dù không đủ điều kiện SSN.

ITIN có dạng chín chữ số giống như các ID thuế khác, như Số An sinh Xã hội và có thể được sử dụng trong nhiều biểu mẫu và yêu cầu giống nhau.

ITIN khác với Số An sinh Xã hội như thế nào?

ITIN và SSN đều là các số có chín chữ số do chính phủ Hoa Kỳ cấp nhưng phục vụ các mục đích khác nhau cho các nhóm dân cư khác nhau.

SSN được cấp cho công dân Hoa Kỳ và cư dân Hoa Kỳ đủ điều kiện để theo dõi thu nhập của họ để nhận các phúc lợi an sinh xã hội và các dịch vụ liên quan khác. Không giống như ITIN, SSN cho phép các cá nhân làm việc tại Hoa Kỳ, nhận tín dụng và tiếp cận các dịch vụ khác của chính phủ.

ITIN không cấp những đặc quyền này và chỉ được sử dụng cho mục đích báo cáo thuế. Những cá nhân có SSN không đủ điều kiện nhận ITIN.

ITIN khác với Mã số nhận dạng người sử dụng lao động như thế nào?

Mặc dù ITIN được cấp cho các cá nhân nhằm mục đích nộp thuế nhưng Mã số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN) là mã số thuế dành cho doanh nghiệp.

IRS cấp EIN cho các tổ chức kinh doanh, bao gồm các tập đoàn, công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn, cho phép họ thuê nhân viên, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và nộp tờ khai thuế doanh nghiệp. Không giống như ITIN dành cho nghĩa vụ thuế cá nhân, EIN được sử dụng để quản lý và điều hành một doanh nghiệp ở Hoa Kỳ.

Các cá nhân điều hành doanh nghiệp có thể cần cả ITIN và EIN nếu họ là người nước ngoài không cư trú cần tuân thủ nghĩa vụ thuế.

Ai cần ITIN?

Một số nhóm phổ biến nhất cần ITIN bao gồm:

• Người nước ngoài không cư trú: Những cá nhân này có thể cần phải khai thuế Hoa Kỳ để báo cáo thu nhập kiếm được từ các nguồn của Hoa Kỳ, ngay cả khi họ không cư trú tại Hoa Kỳ
• Người ngoài hành tinh thường trú tại Hoa Kỳ: Dựa trên bài kiểm tra hiện diện đáng kể và ai phải nộp tờ khai thuế Hoa Kỳ, bao gồm cả những người đã vượt qua bài kiểm tra thẻ xanh nhưng không có SSN.
• Người phụ thuộc hoặc vợ/chồng của công dân Hoa Kỳ/người nước ngoài thường trú: Nếu những người phụ thuộc hoặc vợ/chồng này không đủ điều kiện nhận SSN, họ sẽ yêu cầu khai ITIN trên tờ khai thuế.
• Người phụ thuộc hoặc vợ/chồng của người có thị thực người nước ngoài không cư trú: Vợ/chồng và người phụ thuộc của một số người có thị thực có thể không đủ điều kiện nhận SSN nhưng cần ITIN cho mục đích đóng thuế liên bang.
• Công dân nước ngoài yêu cầu hưởng lợi ích theo hiệp định thuế: Một số người nước ngoài không cư trú cần có ITIN để yêu cầu các quyền lợi theo hiệp định thuế, ngay cả khi họ không cần nộp tờ khai thuế tiêu chuẩn của Hoa Kỳ.
• Sinh viên, giáo sư và nhà nghiên cứu quốc tế: Những cá nhân này có thể cần phải khai thuế Hoa Kỳ hoặc yêu cầu một trường hợp ngoại lệ và nếu không đủ điều kiện nhận SSN thì phải nộp đơn xin ITIN.
• Cá nhân tham gia giao dịch bất động sản ở Hoa Kỳ tạo ra thu nhập và do đó yêu cầu phải nộp thuế.
• Các nghệ sĩ và vận động viên nước ngoài những người kiếm thu nhập bằng cách biểu diễn hoặc thi đấu ở Hoa Kỳ và cần tuân thủ nghĩa vụ thuế của Hoa Kỳ.
• Những người không cư trú khác tham gia vào hoạt động kinh doanh hoặc các giao dịch ở Hoa Kỳ đòi hỏi trách nhiệm nộp thuế liên bang.

Đăng ký ITIN: Từng bước

Quá trình này khá đơn giản đối với những người cần Mã số nhận dạng người nộp thuế cá nhân hoặc ITIN để tuân thủ luật thuế của Hoa Kỳ. Tuy nhiên, điều quan trọng là mọi thứ phải được hoàn thành và gửi chính xác để tránh sự chậm trễ kéo dài và bị từ chối. Dưới đây là các bước cần thực hiện để đảm bảo ITIN có thể được cấp mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

1

Xác định tính đủ điều kiện

Trước khi nộp đơn xin ITIN, hãy xác nhận khả năng hội đủ điều kiện của bạn (xem danh sách ở trên). ITIN được cấp cho các cá nhân bắt buộc phải có mã số nhận dạng người đóng thuế ở Hoa Kỳ nhưng không đủ điều kiện nhận Số An sinh Xã hội.

2

Hoàn thành mẫu W-7

Tải xuống và điền cẩn thận IRS Biểu mẫu W-7, đơn xin yêu cầu ITIN. Biểu mẫu yêu cầu thông tin chi tiết về danh tính, tình trạng nước ngoài và lý do nộp đơn của bạn.

Điều quan trọng là phải điền chính xác vào biểu mẫu này để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào với đơn đăng ký của bạn.

3

Thu thập các tài liệu hỗ trợ

Thu thập các tài liệu cần thiết để chứng minh danh tính và tình trạng nước ngoài của bạn. Tất cả các tài liệu phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực trực tiếp từ cơ quan cấp. Bản sao không được chấp nhận trừ khi được chứng nhận.

Các tài liệu được chấp nhận bao gồm:

• Hộ chiếu: Là loại giấy tờ được sử dụng phổ biến nhất vì nó chứng minh được cả danh tính và tư cách nước ngoài.
• Thị thực Mỹ: Nếu có thể, hãy bao gồm trong hộ chiếu hợp lệ.
• Giấy khai sinh: Cần thiết để chứng minh tuổi tác và danh tính, đặc biệt đối với người phụ thuộc.
• Bằng lái xe nước ngoài: Có thể được sử dụng làm bằng chứng nhận dạng.
• ID khác do chính phủ cấp: Phải hiển thị tên, ảnh của bạn và bao gồm thông tin chứng minh tình trạng nước ngoài.

4

Đính kèm tờ khai thuế

Bạn phải đính kèm tờ khai thuế thu nhập liên bang đã điền đầy đủ vào hồ sơ của mình. Mẫu W-7. Trong khi có một số trường hợp ngoại lệ, đối với hầu hết, đó là một yêu cầu.

5

Xem xét và gửi

Trước khi gửi đơn đăng ký của bạn, hãy xem lại tất cả các biểu mẫu đã điền và các tài liệu hỗ trợ để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Bạn có thể gửi gói đơn đăng ký của mình tới IRS qua đường bưu điện hoặc bạn có thể gửi trực tiếp tại văn phòng không cần hẹn trước của IRS. Không thể hoàn thành đơn đăng ký ITIN qua trang web chính thức của IRS, vì vậy bạn sẽ cần gửi biểu mẫu qua đường bưu điện nếu bạn không ở Hoa Kỳ.

Internal Revenue Service
Trung tâm Dịch vụ Austin
Hoạt động ITIN
Pô Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Đại lý chấp nhận được chứng nhận (CAA) để giúp xác minh tài liệu của bạn và thay mặt bạn gửi đơn đăng ký.

6

Lưu trữ ITIN của bạn một cách an toàn

Khi bạn nhận được ITIN, hãy giữ nó ở nơi an toàn. Bạn sẽ cần số này cho các hồ sơ thuế trong tương lai và bất kỳ mục đích chính thức nào khác yêu cầu mã số nhận dạng người đóng thuế.

Mất bao lâu để xử lý ITIN?

Khung thời gian chính xác để xử lý ITIN có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào một số yếu tố, bao gồm thời gian nộp đơn trong năm, tính đầy đủ của đơn và khối lượng công việc hiện tại của IRS.

• Thời gian xử lý tiêu chuẩn: Thông thường, IRS mất khoảng 7 tuần để xử lý đơn đăng ký ITIN, miễn là tất cả tài liệu đều đầy đủ và được gửi chính xác. Khung thời gian này là ước tính chung và áp dụng khi IRS không bị quá tải bởi số lượng lớn đơn đăng ký, chẳng hạn như ngoài mùa thuế cao điểm.
• Mùa thuế cao điểm: Trong mùa thuế của Hoa Kỳ kéo dài từ cuối tháng 15 đến ngày 11 tháng XNUMX, thời gian xử lý có thể dài hơn các tháng khác trong năm. Trong những tháng này, người nộp đơn có thể gặp phải sự chậm trễ và thời gian xử lý có thể kéo dài tới XNUMX tuần. Bạn nên nộp đơn đăng ký sớm trước khi mùa thuế bắt đầu để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào.

Trường hợp đặc biệt

Một số đơn đăng ký có thể yêu cầu xem xét hoặc xác minh bổ sung, điều này có thể kéo dài thời gian xử lý ngoài khoảng thời gian thông thường. Điều này phổ biến hơn trong các trường hợp phức tạp hoặc khi có sự khác biệt được ghi nhận.

Nếu đơn đăng ký không đầy đủ hoặc tài liệu được cung cấp không đáp ứng các yêu cầu cần thiết, IRS sẽ gửi thông báo yêu cầu thêm thông tin. Điều này có thể làm trì hoãn đáng kể thời gian xử lý. Người nộp đơn sẽ có một khung thời gian cụ thể, thường là 45 ngày, để phản hồi thông tin chính xác.

Để giảm thiểu độ trễ xử lý:

• Đảm bảo rằng Mẫu W-7 và tất cả các tài liệu cần thiết được điền chính xác.
• Bao gồm bằng chứng rõ ràng và hợp lệ về danh tính cũng như tình trạng ở nước ngoài, theo quy định của hướng dẫn IRS.
• Hãy cân nhắc việc sử dụng Đại lý Chấp nhận được Chứng nhận (CAA) để xác minh các tài liệu và chứng nhận đơn đăng ký, điều này có thể giúp đơn giản hóa quy trình.

Chi phí để có được ITIN

Riêng quy trình đăng ký ITIN có thể được thực hiện miễn phí đối với người nộp đơn - tuy nhiên, có nhiều cách khác để thực hiện quy trình nhưng lại phát sinh chi phí. Dưới đây là tất cả các chi phí tiềm năng.

Đăng ký ITIN của riêng bạn

Sở Thuế vụ (IRS) không tính phí xử lý đơn đăng ký ITIN khi bạn tự nộp đơn. Điều này có nghĩa là chi phí chính là thời gian của bạn và nhu cầu gửi tài liệu gốc hoặc bản sao có chứng thực qua đường bưu điện, có thể bao gồm phí công chứng nếu cần thiết.

Nếu bạn chọn gửi đơn đăng ký của mình qua đường bưu điện, bạn sẽ cần phải trả phí bưu phí và để đảm bảo an toàn và yên tâm, bạn có thể chọn sử dụng dịch vụ gửi thư có thể theo dõi. Chi phí ở đây có thể khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ được chọn và mức độ khẩn cấp của đơn đăng ký, nhưng nhìn chung sẽ không vượt quá 100 USD.

Sử dụng Đại lý Chấp nhận được Chứng nhận (CAA)

Đại diện Chấp nhận được Chứng nhận được IRS ủy quyền để hỗ trợ người nộp đơn lấy ITIN của họ. Họ có thể giúp chuẩn bị đơn đăng ký và xác minh các tài liệu hỗ trợ, điều này có thể đặc biệt có lợi cho những người không thoải mái khi xử lý các tài liệu thuế của mình hoặc những người không muốn gửi tài liệu gốc cho IRS.

CAA được IRS ủy quyền thường tính phí cho các dịch vụ của họ. Phí này có thể khác nhau tùy theo mức độ phức tạp của vụ việc và mức phí của chuyên gia, thường bắt đầu ở mức khoảng 100 USD đến 200 USD.

Khi nào cần gia hạn ITIN

Không giống như Số An sinh Xã hội, ITIN có thể hết hạn nếu không được sử dụng tích cực và có thể yêu cầu gia hạn. Để tránh bắt đầu lại quá trình đăng ký, điều quan trọng là phải hiểu liệu bạn có cần gia hạn số ITIN của mình hay không và bằng cách nào.

ITIN không hết hạn nếu bạn đã sử dụng ITIN nhất định để nộp thuế liên bang ít nhất một lần trong ba năm tính thuế liên tiếp vừa qua. Tuy nhiên, ITIN chưa được sử dụng trên tờ khai thuế liên bang trong ba năm liên tiếp vừa qua sẽ tự động hết hạn.

IRS cũng định kỳ thông báo hết hạn đối với các ITIN có chữ số ở giữa (chữ số thứ tư và thứ năm) đã lỗi thời. Những người có ITIN có những số này phải gia hạn ITIN của mình để tránh bị chậm trễ trong việc xử lý tờ khai thuế.

Thời gian xử lý đơn xin gia hạn ITIN thường là khoảng 7 tuần. Trong mùa khai thuế cao điểm, thời gian này có thể được gia hạn.

Quy trình gia hạn ITIN

1. • Kiểm tra trạng thái hết hạn: Trước tiên, hãy kiểm tra xem ITIN của bạn đã hết hạn hay sắp hết hạn. IRS thường gửi thông báo cho chủ sở hữu ITIN nếu số của họ sắp hết hạn vào cuối năm.
   • Điền đầy đủ Mẫu W-7: Tương tự như đơn đăng ký ban đầu, quy trình gia hạn bao gồm việc hoàn thành Mẫu W-7, Đơn đăng ký IRS để cấp Mã số Nhận dạng Người nộp thuế Cá nhân IRS. Về hình thức, hãy đảm bảo chỉ ra rằng đó là để gia hạn bằng cách chọn tùy chọn thích hợp trong ứng dụng.
   • Đính kèm tờ khai thuế: Trong khi gia hạn ITIN, bạn làm không cần đính kèm tờ khai thuế liên bang vào đơn xin gia hạn của bạn trừ khi bạn cũng đang nộp tờ khai thuế vào thời điểm đó.
   • Bao gồm các tài liệu nhận dạng: Nộp giấy tờ tùy thân gốc hoặc bản sao có chứng thực từ cơ quan cấp để chứng minh tư cách và danh tính người nước ngoài. Các tài liệu được chấp nhận bao gồm hộ chiếu, chứng minh nhân dân, bằng lái xe của Hoa Kỳ hoặc nước ngoài và giấy khai sinh, cùng những giấy tờ khác.
   • Nộp hồ sơ: Bạn có thể gửi đơn xin gia hạn và các tài liệu qua đường bưu điện trực tiếp đến IRS hoặc sử dụng các dịch vụ của Đại lý Chấp nhận được Chứng nhận (CAA) hoặc đến Trung tâm Hỗ trợ Người nộp thuế của IRS (TAC).

Câu Hỏi Thường Gặp