ما هي اتفاقية التشغيل؟

ترتبط اتفاقيات التشغيل في المقام الأول بالشركات ذات المسؤولية المحدودة كهيكل أعمال. في بعض الولايات، لا يمكن للوكالات الحكومية أن تعترف رسميًا بشركتك ذات المسؤولية المحدودة ما لم يتم إنشاء اتفاقية تشغيل وتقديمها.

تتطلب 5 ولايات فقط تقديم اتفاقية التشغيل ذات المسؤولية المحدودة الخاصة بك. وهي كاليفورنيا ونيويورك وميسوري وماين وديلاوير. تسمح بعض الدول بأن تكون هذه الاتفاقيات شفهية وليست مكتوبة.

تشير هذه المتطلبات عادةً إلى الشركات ذات المسؤولية المحدودة التي لديها أكثر من عضو أو مالك واحد مدرج في النظام الأساسي الخاص بها. ومع ذلك، لا يزال من الممكن أن يكون ذلك مفيدًا لشركة ذات مسؤولية محدودة ذات عضو واحد مع مالك واحد فقط.

هيكل الأعمال الوحيد الذي قد يكون له اتفاقية مماثلة هو الشراكة. في هذه الحالات، يُشار إلى الوثيقة عادةً على أنها اتفاقية شراكة، ولكنها ستخدم نفس غرض اتفاقية التشغيل. نظرًا لأن الشراكات لا توفر حماية للمسؤولية الشخصية أو مزايا أخرى لشركة ذات مسؤولية محدودة، فقد تكون هذه الاتفاقيات أكثر أهمية.

لا تحتاج هياكل الأعمال الأخرى عادةً إلى اتفاقية تشغيل، حيث سيكون لديها ما يعادلها أو لا تحتاج إليها. الملكية الفردية، على سبيل المثال، لديها مالك واحد فقط ولا توجد حماية للأصول الشخصية، لذلك لا تكون هناك حاجة إليها عادة. تتطلب الهياكل الأكثر رسمية مثل الشركة لوائح داخلية متعمقة ووثائق إدارية إضافية تتجاوز نطاق معظم اتفاقيات تشغيل الشركات ذات المسؤولية المحدودة.

ومع عدم وجود اتفاقية رسمية موقعة من جميع الأطراف، يمكن لكل شخص أن يدعي أن الاتفاقيات الأخرى قد تم إبرامها بشكل غير رسمي. إذا اختلف أعضاء إدارة كيان تجاري، فيمكنهم البدء في الادعاء بوجود اتفاقيات شفهية أو ضمنية. وبدون وجود دليل على هذه الاتفاقيات، سيكون الأمر متروكًا للقاضي لتحديد من يقول الحقيقة. إن الحصول على اتفاقية تشغيل شاملة ومكتوبة يزيل سوء الفهم والإشاعات في المستقبل.

كل ولاية لديها مجموعة من القواعد الافتراضية المتعلقة بالعمليات التجارية. إذا لم تكن هناك اتفاقية تشغيل معمول بها وحدث نزاع، فستخضع الشركة لقواعد الحالة الافتراضية، والتي قد لا تكون في صالح جميع الأطراف. على سبيل المثال، لدى العديد من الدول قواعد تتطلب تقسيم الأرباح والخسائر بالتساوي بين جميع الأعضاء عندما لا يكون هناك اتفاق ينص على خلاف ذلك.

في حين أن الشركة ذات المسؤولية المحدودة توفر للأعضاء حماية المسؤولية الشخصية، فإن اتفاقية التشغيل هي طبقة إضافية تضفي الطابع الرسمي على هذا الدرع. تعزز الوثيقة الحدود القانونية بين مالكي الشركة ذات المسؤولية المحدودة وأصحاب الشركات ذات المسؤولية المحدودة بحيث لا يكون هناك شك حول ما إذا كانوا مسؤولين عن أي ديون والتزامات للشركة.

يمكن أن تساعد اتفاقية التشغيل الشركات الجديدة أو الصغيرة على الظهور بشكل أكثر شرعية في أعين المقرضين والمستثمرين. قد ترغب بعض البنوك في الاطلاع على اتفاقية التشغيل قبل إصدار قرض تجاري حتى تتمكن من فهم كيفية إدارة أموالك. يمكن أن يتم رفضك لعدم وجود اتفاقية تشغيل في بعض الحالات. قد ينطبق الأمر نفسه على المستثمرين، الذين سيرغبون في فهم مدى حسن تعريفك لهذه القواعد لحماية أصولهم.

عادةً ما يقدم أصحاب الشركة مساهمات لبدء العمل وتشغيله. يمكن أن يشمل ذلك الخدمات أو النقد أو الممتلكات. ومقابل هذه المساهمات سيحصلون على نسبة ملكية تتناسب مع رأس المال الذي قدموه في البداية.

في بعض الحالات، يمكن للأعضاء اختيار توزيع فوائد الملكية إذا تم الاتفاق عليه. ويجب أن تحدد اتفاقية التشغيل بوضوح هذه النسب المئوية.

أسهم التوزيع هي مصطلح شائع يشير إلى كيفية تقاسم الأرباح والخسائر. تقوم العديد من الشركات بتخصيص أسهم التوزيع بنفس طريقة نسب الملكية، بحيث إذا كان شخص ما يمتلك 50٪ من الشركة، فإنه سيحصل أيضًا على 50٪ من الأرباح والخسائر. ومع ذلك، هذه ليست قاعدة، ويمكن لكل شركة أن تختار نموذجها الخاص. هناك قواعد للتخصيصات الخاصة التي يجب اتباعها إذا لم تتوافق أسهمك وملكيتك.

ويجب أن تحدد اتفاقية التشغيل أيضًا مقدار الأرباح المخصصة التي يجب توزيعها على الأعضاء كل عام. وقد يحدد أيضًا ما إذا كان من الممكن أن يحصل الأعضاء على ما يكفي لتغطية تكلفة ضرائب الدخل التي سيستحقونها على الأرباح. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تحدد الاتفاقية المكان الذي يُسمح فيه للمالكين بسحب الأموال من أرباح الشركة وفقًا لتقديرهم الخاص أو ما إذا كان سيتم إجراء التوزيعات بانتظام.

عندما يلزم اتخاذ قرارات رئيسية، يجب استخدام بعض عمليات التصويت على النحو المبين في اتفاقية التشغيل. يمكن منح كل عضو صوتًا واحدًا، أو قد يتم منحه قوة تصويت تتناسب مع حصة ملكيته.

قد يكون من المفيد لاتفاقية التشغيل تحديد طريقة المحاسبة الخاصة بالشركة والسنة المالية التي سيتم استخدامها. يمكن أن يشمل ذلك أيضًا متطلبات قيام الشركة ذات المسؤولية المحدودة أو أعضائها ومديريها بالكشف عن الميزانية العمومية المدققة وبيانات العمليات والتدفقات النقدية المدققة لجميع المالكين. وهذا يضمن حصول الجميع على قدم المساواة على المعلومات ومعرفة أين يتم إنفاق أموال الشركة.

من أجل ضمان مساءلة الأعضاء، يمكن أن تحدد اتفاقية التشغيل حقوقهم ومسؤولياتهم. يتضمن ذلك الواجبات اليومية لكل عضو، والدور المتوقع منهم القيام به، والأجر بالساعة أو الراتب. إذا تبين أن أي شخص لا يلتزم باتفاقه، فقد تكون هناك أيضًا شروط لما سيحدث.

إذا قرر أحد الأعضاء التقاعد، أو الوفاة، أو اختار مشاركة اهتمامه في العمل والمضي قدمًا، فيجب أن توضح اتفاقية التشغيل خطة لما سيحدث بعد ذلك. يتضمن ذلك ما إذا كان العمل سيستمر، ومن سيحصل على أسهمه، وما إذا كان بإمكانه بيع أسهمه خارجيًا أو يحتاج إلى عرضها داخليًا أولاً، وأي قواعد أخرى.

يمكن أن يتضمن هذا القسم أيضًا معلومات حول ما يحدث عندما ينضم عضو جديد إلى شركة ذات مسؤولية محدودة وكيف يمكن أن يؤدي ذلك إلى تغيير الشروط الأخرى.

إذا تم إغلاق شركة ذات مسؤولية محدودة لأي سبب من الأسباب، فيجب تحديد الخطط الدقيقة في المستند. يجب أن يوضح هذا القسم التعليمات والواجبات والمسؤوليات المحددة لكل عضو في هذا السيناريو. وينبغي أن تتناول ما يحدث لأي ديون للشركة، وكيف سيتم تقسيم الأصول، وأي قواعد أخرى تتعلق بعمل الأعضاء وسلوكهم. يمكنك أيضًا تحديد أنه لا يمكن لأي عضو إدارة نشاط تجاري يحمل نفس الاسم في المستقبل.

قد يكون من المهم تضمين ما يسمى بشرط قابلية الفصل في اتفاقيتك. سيؤدي هذا إلى حماية شروط معينة من الاتفاقية إذا تم اعتبار الأجزاء الأخرى متعارضة مع قانون الولاية أو القانون الفيدرالي. وسينص البند على أنه إذا كان أي جزء من الاتفاقية متعارضا، فإن الباقي سيظل قائما. بدون تضمين هذه اللغة، سيؤدي التعارض إلى إبطال المستند بأكمله ويتطلب منك إنشاء مستند جديد من البداية.