Che cos'è un accordo operativo?
Avviare e possedere un’impresa comporta una serie di rischi e benefici.
Potresti fare eccezionalmente bene in breve tempo o incontrare difficoltà che non ti aspettavi. Durante qualsiasi cambiamento importante, è importante che tutti i proprietari e i membri di un’organizzazione siano sulla stessa lunghezza d’onda riguardo ai passi da intraprendere e alle modalità con cui verranno prese le decisioni.
Un accordo operativo è progettato per formalizzare questi processi in modo che non ci siano domande o controversie quando sarà il momento. Sebbene non tutte le strutture aziendali richiedano un accordo operativo, sono utili per quasi tutte le organizzazioni.
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Un accordo operativo è un documento giuridicamente vincolante utilizzato da aziende come le società a responsabilità limitata (LLC) per delineare la struttura della società. Ciò può includere il modo in cui verrà gestita l’azienda, chi la possiede e quali altri fattori strutturali potrebbero presentarsi. Quando vi sono più membri della LLC, l'accordo operativo è anche un contratto vincolante tra i diversi membri.
Qual è lo scopo di un accordo operativo?
Lo scopo principale di un accordo operativo è delineare il processo decisionale funzionale e finanziario per una determinata azienda. Poiché tutti i membri sono vincolati dai suoi termini, può fungere da documento legale e da linea guida generale per i membri dell'azienda. Tutto ciò che riguarda il funzionamento interno di un'azienda può essere disciplinato dall'accordo operativo.
Per gli imprenditori, questo può essere un modo per bilanciare la tutela dei propri interessi con quelli dell’azienda. La stesura del documento può comportare dibattiti e negoziazioni poiché ciascun membro garantisce che le proprie esigenze specifiche siano rappresentate. Sebbene l'accordo operativo riguardi specificamente l'azienda, può anche servire a proteggere i singoli membri.
Sebbene gli accordi operativi siano giuridicamente vincolanti, possono anche essere modificati in qualsiasi momento durante la vita della tua attività. Man mano che la tua azienda cambia dimensioni, scopo o struttura, puoi rivedere l'accordo e apportare formalmente le modifiche concordate da tutte le parti.
Quali aziende necessitano di un accordo operativo?
Le società a responsabilità limitata e le società di persone di solito hanno accordi operativi
Gli accordi operativi sono principalmente associati alle società a responsabilità limitata come struttura aziendale. In alcuni stati, la tua LLC non può essere formalmente riconosciuta dalle agenzie governative a meno che non sia stato creato e depositato un accordo operativo.
Solo 5 stati richiedono la presentazione del contratto operativo LLC. Sono California, New York, Missouri, Maine e Delaware. Alcuni stati consentono che si tratti di accordi orali anziché scritti.
Questi requisiti si riferiscono in genere alle LLC che hanno più di un membro o proprietario elencato nei loro articoli dell'organizzazione. Tuttavia, può ancora essere vantaggioso per una LLC con un solo socio con un solo proprietario.
L'unica struttura aziendale che può avere un accordo simile è una partnership. In questi casi, il documento viene solitamente definito accordo di partenariato, ma avrà lo stesso scopo di un accordo operativo. Poiché le partnership non offrono protezione dalla responsabilità personale o altri vantaggi di una LLC, questi accordi possono essere ancora più importanti.
Un accordo operativo è facoltativo per gli imprenditori individuali
Altre strutture aziendali in genere non necessitano di un accordo operativo, poiché ne avranno bisogno equivalente o non ne avranno bisogno. Le imprese individuali, ad esempio, hanno un solo proprietario e nessuna protezione del patrimonio personale, quindi in genere queste non sono necessarie. Strutture più formali come una società richiedono statuti approfonditi e documenti disciplinari aggiuntivi che vanno oltre l'ambito della maggior parte degli accordi operativi LLC.
Quali sono i vantaggi di avere un accordo operativo?
Che sia necessario o meno un accordo operativo, averne uno può essere molto importante per gestire la tua startup ed evitare controversie. Un piccolo investimento di tempo o denaro per stipulare un accordo può evitare molti problemi in futuro.
Prevenire rivendicazioni di accordo verbale
In assenza di un accordo formale in vigore, firmato da tutte le parti, ogni persona può sostenere che altri accordi siano stati stipulati in via ufficiosa. Se i membri dirigenti di un'entità commerciale non sono d'accordo, possono iniziare a sostenere che esistevano accordi orali o impliciti. Senza prove di questi accordi, spetterà a un giudice stabilire chi dice la verità. Avere un accordo operativo approfondito e scritto elimina incomprensioni e dicerie in futuro.
Evita le regole predefinite dello stato predefinito
Ogni stato ha una serie di regole predefinite relative alle operazioni commerciali. Se non esiste un accordo operativo in essere e si verifica una controversia, l’azienda sarà soggetta alle norme statali predefinite, che potrebbero non essere favorevoli a tutte le parti. Ad esempio, molti stati hanno regole che richiedono che i profitti e le perdite siano divisi equamente tra tutti i membri quando non esiste un accordo che stabilisca diversamente.
Protezione del patrimonio
Mentre una LLC offre ai membri la protezione della responsabilità personale, l’accordo operativo è un ulteriore livello che formalizza questo scudo. Il documento amplia il confine legale tra la LLC e i proprietari della LLC in modo che non vi siano dubbi sulla loro responsabilità per eventuali debiti e obblighi della società.
Più credibilità
Un accordo operativo può aiutare una nuova o piccola impresa ad apparire più legittima agli occhi di finanziatori e investitori. Alcune banche vorranno vedere un accordo operativo prima di emettere un prestito aziendale in modo che possano capire come verrà gestito il tuo denaro. In alcuni casi ti può essere negato il permesso per non avere un accordo operativo. Lo stesso potrebbe valere per gli investitori, che vorranno capire quanto bene avete definito queste regole per proteggere i loro asset.
Come si ottiene un accordo operativo?
Un accordo operativo non richiede alcuna descrizione specifica, anche se gli Stati possono richiedere che siano presenti contenuti particolari. I documenti possono essere redatti personalmente, creati da un modello di accordo online o scritti consultando un legale d'affari o un ufficio con servizi legali.
A seconda del numero di membri, delle dimensioni della tua attività e della complessità dell'accordo, potrebbe essere o meno la scelta migliore scrivere tu stesso il tuo accordo.
Il costo aggiuntivo associato a un accordo redatto da un professionista può valere la protezione offerta a lungo termine.
Informazioni di base in un accordo operativo
Sebbene non esista un'unica struttura per un accordo operativo, nella maggior parte dei casi ciascuno ha caratteristiche e sezioni simili. La maggior parte degli accordi operativi dovrà includere informazioni di base sull'attività, come ad esempio:
- Nome dell'attività: La denominazione formale della LLC, nonché l'indirizzo della sede legale e della sede commerciale.
- Dichiarazione di intenti: Alcune dichiarazioni secondo cui l'accordo è conforme a tutte le leggi statali e diventerà attivo quando tutti i documenti ufficiali saranno stati depositati.
- Scopo aziendale: una spiegazione dello scopo e della natura dell'azienda, che può includere una dichiarazione di "qualsiasi per qualsiasi altro scopo aziendale legittimo" in caso di modifiche future.
- Termine: una dichiarazione secondo cui l'attività continuerà fino alla cessazione o allo scioglimento in base alla legge statale.
- Trattamento fiscale: Come l'azienda verrà tassata dall'IRS come ditta individuale, società di persone o società.
- Nuovi membri: come un potenziale nuovo membro potrebbe acquisire un interesse nell'azienda.
A seconda dell’azienda stessa, altre disposizioni comuni possono includere:
- Identificazione dei dirigenti e dei soci: Nomi, titoli e indirizzi di tutti i membri iniziali e manager che sono stati insediati.
- Contributi in conto capitale: Un elenco del capitale iniziale apportato da ciascun membro e il suo valore.
- Ulteriori conferimenti di capitale: una regola che stabilisce se i membri sono tenuti a versare contributi aggiuntivi o sono autorizzati a farlo a piacimento.
- Riunioni dei membri: delineare quando si terranno le riunioni, i requisiti di partecipazione e qualsiasi altra regola specifica per tali riunioni.
Come ogni contratto, l'accordo operativo dovrebbe anche stabilire definizioni specifiche dei termini utilizzati nell'accordo in modo che non ci sia confusione.
Cosa includere in un accordo operativo
Una volta definite le nozioni di base, gli accordi operativi andranno a definire le esigenze dell'azienda, dei suoi soci e delle eventuali situazioni specifiche.
Percentuale di proprietà dei membri
I proprietari di un’azienda in genere contribuiscono all’avvio e al funzionamento dell’azienda. Ciò può includere servizi, contanti o proprietà. In cambio di questi contributi, riceveranno una percentuale di proprietà proporzionata al capitale offerto all'inizio.
In alcuni casi, i membri possono scegliere di distribuire gli interessi di proprietà se concordato. L'accordo operativo dovrebbe definire chiaramente quali sono queste percentuali.
Azioni distributive
Le azioni distributive sono un termine comune che si riferisce al modo in cui verranno condivisi i profitti e le perdite. Molte aziende assegnano le quote distributive allo stesso modo delle percentuali di proprietà in modo che se qualcuno possiede il 50% dell'azienda, riceverebbe anche il 50% dei profitti e delle perdite. Tuttavia questa non è una regola e ogni azienda può scegliere il proprio modello. Esistono regole per le allocazioni speciali che devono essere seguite se le tue azioni e la tua proprietà non sono allineate.
Ripartizione degli utili e delle perdite
L'accordo operativo dovrebbe anche definire quanta parte degli utili assegnati dovrebbe essere distribuita ogni anno ai membri. Potrebbe anche stabilire se i membri possono essere pagati abbastanza da coprire il costo delle imposte sul reddito che dovranno pagare sui profitti. Inoltre, l'accordo dovrebbe specificare dove i proprietari possono prelevare denaro dai profitti dell'azienda a loro discrezione o se le distribuzioni verranno effettuate regolarmente.
Diritti di voto
Quando è necessario prendere decisioni importanti, è necessario utilizzare una procedura di voto come delineato nell'accordo operativo. A ciascun membro può essere assegnato un voto oppure può essere assegnato loro un potere di voto proporzionale alla sua quota di proprietà.
Piani contabili
Può essere utile che un accordo operativo specifichi il metodo contabile dell'azienda e l'anno fiscale che verrà utilizzato. Ciò può anche includere l'obbligo per la LLC o i suoi membri e manager di divulgare a tutti i proprietari un bilancio certificato, un rendiconto operativo e un flusso di cassa sottoposti a revisione. Ciò garantisce che tutti abbiano pari accesso alle informazioni e sappiano dove vengono spesi i fondi dell'azienda.
Requisiti di prestazione
Al fine di garantire che i membri siano ritenuti responsabili, l’accordo operativo può delineare i loro diritti e responsabilità. Ciò include i doveri giornalieri di ciascun membro, il ruolo che dovrebbe svolgere e la retribuzione oraria o salariale. Se si scopre che qualcuno non rispetta il proprio accordo, possono anche essere stipulate delle clausole su cosa accadrebbe.
Piani di transizione
Se un membro decide di andare in pensione, muore o sceglie di condividere il proprio interesse in un’azienda e andare avanti, l’accordo operativo dovrebbe articolare un piano per ciò che accadrà dopo. Ciò include se l’attività continuerà, chi riceverà le proprie azioni, se potranno venderle esternamente o se dovranno prima offrirle internamente e qualsiasi altra regola.
Questa sezione può anche includere informazioni su cosa succede quando un nuovo membro si unisce alla LLC e come ciò potrebbe modificare altri termini.
Termini di scioglimento
Se la LLC chiude per qualsiasi motivo, i piani esatti dovrebbero essere specificati nel documento. Questa sezione dovrebbe delineare istruzioni, doveri e responsabilità specifici di ciascun membro in questo scenario. Dovrebbe affrontare ciò che accade a qualsiasi debito aziendale, come verranno divisi i beni e qualsiasi altra regola relativa all’azione e al comportamento dei membri. Puoi anche specificare che nessun membro potrà gestire un'attività con lo stesso nome in futuro.
Separabilità
Può essere importante includere nel contratto una cosiddetta clausola di separabilità. Ciò proteggerà alcuni termini dell'accordo se altre parti sono ritenute in conflitto con la legge statale o federale. La clausola dichiarerà che se qualsiasi parte dell'accordo è in conflitto, il resto rimarrà in vigore. Senza questa lingua inclusa, un conflitto annullerà l'intero documento e richiederà di crearne uno nuovo da zero.
Domande Frequenti
Come posso creare un accordo operativo?
Un accordo operativo può essere un semplice documento creato tra i proprietari di un'organizzazione. Non esiste un formato necessario, anche se puoi trovare molti modelli online gratuitamente o tramite offerte a pagamento. Se non sai da dove cominciare, gli avvocati d'affari possono anche aiutarti a redigere l'accordo e garantirne la solidità.
Gli accordi operativi sono obbligatori?
La maggior parte degli stati non richiede che un'azienda abbia un accordo operativo. Cinque stati hanno una sorta di requisito, anche se variano a seconda che l'accordo debba essere scritto, orale o addirittura implicito. Tuttavia, è una buona idea stipulare un accordo operativo anche quando non è obbligatorio.
Le imprese individuali hanno bisogno di accordi operativi?
Per definizione, una ditta individuale ha un solo proprietario che è considerato la stessa persona giuridica dell'impresa. È raro che in questi casi sia necessario un accordo operativo, anche se può essere utile avere della documentazione sui piani futuri dell'azienda. Nessuno richiederà un accordo operativo da un unico proprietario.
Un accordo operativo equivale ad uno statuto societario?
Lo statuto aziendale è simile a un accordo operativo, che stabilisce come sarà governata l’attività. Tuttavia, lo statuto è in genere più complesso e tratta più dettagli dell’attività. Inoltre, non nomineranno i singoli membri dell’azienda, poiché sono entità legalmente separate dalla società. Lo statuto è sempre necessario per una società.
Un accordo di partnership è diverso da un accordo operativo?
Quando un'impresa viene costituita come una partnership piuttosto che come una LLC, si applicano una serie di regole diverse, in particolare per quanto riguarda la protezione dei beni. Tuttavia, poiché nelle operazioni sono coinvolte più persone, può essere utile stipulare un accordo in anticipo. Questo è spesso chiamato accordo di partnership ma ha lo stesso scopo di un accordo operativo.
Le LLC con un unico socio devono avere un accordo operativo?
Le LLC con un unico membro hanno meno bisogno di un accordo operativo rispetto a quelle con più membri. Tuttavia, il documento può ancora essere utile per elaborare piani relativi allo scioglimento e alla protezione della responsabilità. Avere un accordo operativo può essere una buona salvaguardia contro problemi futuri, anche in queste attività.
Un accordo operativo è uguale a
Articoli di organizzazione?
No, gli atti costitutivi sono richiesti quando si avvia una LLC e saranno depositati presso lo stato. Questa è l'applicazione che ti permette di diventare formalmente un'impresa. Gli accordi operativi possono essere richiesti o meno dallo Stato, ma regoleranno le funzioni interne dell'azienda e sono esclusivamente a vostro uso.
Posso scrivere il mio accordo operativo?
Sì, ogni azienda può creare il proprio contratto operativo come preferisce. Se lo desideri, possono essere semplici come un documento di una sola pagina. Tuttavia, assicurati che tutto ciò che scrivi sia legalmente valido e copra le complessità necessarie della tua attività. Puoi anche trovare molti modelli di esempio online per aiutarti in questo compito.
Posso modificare il mio contratto operativo in un secondo momento?
Sì, con la firma di tutti i membri è possibile modificare in un secondo momento un accordo operativo. Ciò può riflettere eventuali cambiamenti strutturali, nuove iniziative imprenditoriali, nuovi membri o altri cambiamenti che desideri includere una volta che la tua attività sarà operativa. Potrebbe essere utile includere un processo per la modifica dell'accordo nell'accordo originale.
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