Come ottenere un EIN

Il codice identificativo del datore di lavoro (EIN, Employer Identification Number) è un numero gratuito di nove cifre rilasciato dall'IRS (Internal Revenue Service) che identifica la tua attività a fini fiscali. Pensalo come il codice fiscale aziendale. Ogni LLC (Società a Responsabilità Limitata) con più di un socio o con dipendenti necessita di un EIN, e persino le LLC con un solo socio dovrebbero richiederlo per aprire un conto corrente aziendale ed evitare che il proprio codice fiscale personale compaia sui documenti aziendali. Richiedere un EIN è gratuito e richiede circa 15 minuti online.

Questa guida illustra passo passo cos'è un EIN, chi ne ha bisogno e come richiederlo.

Cos'è un EIN?

L'EIN (Employer Identification Number) è un numero univoco di nove cifre assegnato dall'Internal Revenue Service (IRS) per identificare un'entità commerciale. Talvolta viene anche chiamato Federal Tax Identification Number o Federal Employer Identification Number (FEIN). Il formato è XX-XXXXXXX (due cifre, un trattino, poi sette cifre).

Il tuo EIN viene utilizzato per una vasta gamma di scopi aziendali:

• Presentazione delle dichiarazioni dei redditi federali e statali
• Apertura di un conto bancario aziendale
• Assunzione di dipendenti e gestione delle buste paga
• Richiesta di licenze e permessi commerciali
• Presentazione della documentazione all'IRS o alle agenzie statali
• Istituzione del credito d'impresa
• Richiesta di una carta di credito aziendale o di un prestito

Il codice EIN è permanente. Una volta che l'IRS assegna un codice EIN alla tua attività, non viene mai riutilizzato o riassegnato a un'altra attività, nemmeno in caso di chiusura dell'azienda. Se la tua LLC cambia nome, indirizzo o soci, mantieni lo stesso codice EIN. Tuttavia, se la tua LLC cambia la sua struttura fiscale (ad esempio, da LLC con un unico socio a LLC con più soci), potrebbe essere necessario richiedere un nuovo codice EIN.

Chi ha bisogno di un EIN?

Non tutte le aziende sono legalmente obbligate ad avere un EIN, ma la maggior parte dovrebbe richiederlo. Ecco chi ha bisogno di un EIN:

È necessario possedere un EIN:

• Società a responsabilità limitata con più soci (tassate come società di persone)
• Qualsiasi LLC o azienda che abbia dipendenti
• Qualsiasi azienda che presenta dichiarazioni dei redditi relative a imposte sul lavoro, accise o imposte su alcol, tabacco e armi da fuoco.
• Società per azioni e società S
• Trust, patrimoni ereditari e organizzazioni senza scopo di lucro
• Qualsiasi LLC che opta per essere tassata come società per azioni o società S

Non è un obbligo di legge, ma è fortemente consigliato:

• Per le LLC a socio unico senza dipendenti, sebbene sia possibile utilizzare il proprio numero di previdenza sociale (SSN) a fini fiscali, ottenere un EIN (Employer Identification Number) protegge il proprio SSN dalla condivisione su moduli aziendali, fatture e documenti fiscali. La maggior parte delle banche richiede inoltre un EIN per l'apertura di un conto corrente aziendale.

In breve, ogni LLC dovrebbe ottenere un EIN. È gratuito, richiede solo pochi minuti e garantisce la riservatezza dei dati personali.

Come richiedere un EIN online (passo dopo passo)

Il modo più veloce e semplice per ottenere un EIN è tramite il Richiesta online di EIN all'IRSLa domanda online è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle 7:00 alle 10:00 (fuso orario orientale). Riceverai il tuo EIN immediatamente dopo aver completato la domanda.

Importante: Per utilizzare la procedura di richiesta online, è necessario possedere un codice fiscale (Social Security Number, SSN) o un codice identificativo fiscale individuale (Individual Taxpayer Identification Number, ITIN) validi. Se non si possiede un SSN o un ITIN (ad esempio, se si è cittadini non statunitensi residenti al di fuori degli Stati Uniti), non è possibile utilizzare la procedura online e si dovrà presentare la domanda via fax o per posta.

Passaggio 1: Vai alla pagina di richiesta del codice EIN dell'IRS

Visita il Richiesta online di EIN all'IRSClicca su "Richiedi online ora" e poi su "Inizia la richiesta". Il sito web dell'IRS è l'unico posto dove è possibile richiedere un EIN gratuitamente online. Non utilizzare siti web di terze parti che richiedono un pagamento: si limitano a presentare la stessa richiesta gratuita per tuo conto.

Passaggio 2: Seleziona il tipo di entità

Seleziona "Società a responsabilità limitata (SRL)" dall'elenco delle tipologie di entità. Nella schermata successiva, inserisci il numero di soci della tua SRL e lo stato in cui è stata costituita.

Passaggio 3: Scegli il motivo per cui ti serve un EIN

Seleziona il motivo per cui stai presentando la domanda. Per la maggior parte delle nuove LLC, la risposta corretta è "Avvio di una nuova attività". Altre opzioni includono "Assunzione di dipendenti", "Finanze bancarie" e "Modifica della forma giuridica".

Passaggio 4: Inserire le informazioni del responsabile

L'IRS richiede di designare una "parte responsabile", ovvero la persona che controlla, gestisce o dirige la LLC. Nella maggior parte dei casi, si tratta del proprietario o del socio amministratore. Sarà necessario fornire il nome e cognome completo della parte responsabile, il codice fiscale (SSN o ITIN) e l'indirizzo postale. La parte responsabile deve essere una persona fisica (non un'altra entità commerciale).

Passaggio 5: Inserisci i dettagli della tua LLC

Fornisci la denominazione legale della tua LLC (come appare nei documenti di costituzione), l'indirizzo fisico e l'indirizzo postale. Ti verrà inoltre chiesto di indicare il tipo di attività commerciale svolta dalla tua LLC e la data di costituzione (o la data di inizio dell'attività).

Passaggio 6: Invia e ricevi il tuo EIN

Verifica l'accuratezza delle informazioni inserite, quindi invia la domanda. Se tutto è corretto, l'IRS ti rilascerà immediatamente il tuo EIN (Employer Identification Number) sullo schermo. Puoi scaricare, salvare e stampare l'avviso di conferma (denominato avviso CP 575). Conserva questo avviso insieme ai tuoi documenti aziendali importanti. L'IRS invierà anche una copia cartacea dell'avviso CP 575 all'indirizzo che hai fornito, che in genere arriva entro 4-6 settimane.

Suggerimento: Salva o stampa immediatamente la conferma del tuo EIN. Se chiudi il browser prima di salvarla, dovrai attendere la copia cartacea o contattare l'IRS per recuperare il tuo EIN.

Come presentare la domanda via fax o posta

Se non puoi utilizzare la domanda online, puoi richiedere un EIN via fax o posta utilizzando Modulo IRS SS-4.

Candidatura via fax

Compila il modulo SS-4 e invialo via fax al numero di fax dell'IRS per il tuo stato (indicato nelle istruzioni del modulo SS-4). L'IRS ti invierà via fax il tuo EIN entro 4 giorni lavorativi. Assicurati di includere un numero di fax di ritorno sul modulo. Questo metodo è comunemente utilizzato dai cittadini non statunitensi che non possiedono un SSN o un ITIN.

Numeri di fax dell'IRS:

• Se la tua attività principale, ufficio o agenzia si trova negli Stati Uniti: (855) 641-6935
• Se non hai residenza legale, sede principale di attività o ufficio principale o agenzia negli Stati Uniti: (855) 215-1627

Applicazione per posta

Compilate il modulo SS-4 e speditelo all'indirizzo IRS appropriato (indicato nelle istruzioni del modulo SS-4). I tempi di elaborazione per le richieste inviate per posta sono di 4-6 settimane. A causa dei lunghi tempi di attesa, si sconsiglia l'invio della richiesta per posta a meno che non si abbiano altre alternative.

Indirizzi postali dell'IRS:

• Se risiedi negli Stati Uniti: Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999
• Se risiedi al di fuori degli Stati Uniti: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999

Come presentare domanda se non si è cittadini statunitensi

I cittadini non statunitensi che non possiedono un numero di previdenza sociale (SSN) o un codice identificativo fiscale individuale (ITIN) non possono utilizzare la procedura di richiesta online dell'IRS. Devono invece presentare la domanda via fax o telefonando direttamente all'IRS.

Candidature telefoniche (candidati internazionali)

I cittadini non statunitensi possono chiamare la linea IRS Business and Specialty Tax Line al numero (267) 941-1099 (non è un numero verde) per richiedere un EIN telefonicamente. La linea è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle 6:00 alle 11:00 (ora della costa orientale degli Stati Uniti). L'operatore IRS vi porrà le stesse domande che compaiono sul modulo SS-4 e rilascerà il vostro EIN al termine della chiamata. Questa è l'opzione più rapida per i richiedenti internazionali.

Candidature via fax (candidati internazionali)

Completato Modulo SS-4 e invialo via fax al numero (855) 215-1627. L'IRS ti invierà via fax il tuo EIN entro 4 giorni lavorativi. Nello spazio in cui il modulo richiede il SSN o l'ITIN del responsabile, scrivi "Estero" e includi il numero di passaporto estero del responsabile e il paese di cittadinanza.

Per istruzioni complete su come avviare una LLC come cittadino non statunitense, incluse le modalità per ottenere un EIN, aprire un conto bancario statunitense e comprendere i propri obblighi fiscali, consultare la nostra Guida alla costituzione di una LLC per i non residenti negli Stati Uniti.

EIN vs SSN vs ITIN

L'IRS utilizza diversi tipi di numeri di identificazione per scopi differenti. Ecco un confronto tra di essi:

Differenze chiave:

• Un EIN identifica un'azienda. Un SSN e un ITIN identificano una persona fisica.
• È possibile richiedere un EIN gratuitamente e riceverlo immediatamente (online) o entro pochi giorni (via fax). L'ottenimento di SSN e ITIN richiede più tempo.
• L'EIN protegge il tuo codice fiscale personale (SSN) fornendo alla tua azienda un proprio numero di identificazione fiscale.
• Non è necessario un codice fiscale (SSN) per ottenere un EIN, ma la domanda online lo richiede. Senza un codice fiscale, è necessario presentare la domanda via fax o telefono.

Domande frequenti

Ottenere un EIN è gratuito?

Sì. Richiedere un EIN tramite l'IRS è completamente gratuito, sia che lo si faccia online, via fax, per posta o per telefono. Attenzione ai siti web di terze parti che chiedono un compenso per "aiutarvi" a ottenere un EIN: si limitano a presentare la stessa domanda gratuita all'IRS per vostro conto. Fate sempre domanda direttamente tramite l'IRS. Sito web IRS.

Quanto tempo ci vuole per ottenere un EIN?

Se presenti la domanda online, riceverai il tuo EIN immediatamente dopo averla completata. Se la presenti via fax, riceverai il tuo EIN entro 4 giorni lavorativi. Se la presenti per posta, ci vogliono dalle 4 alle 6 settimane. Se sei un richiedente internazionale e chiami l'IRS telefonicamente, riceverai il tuo EIN al termine della telefonata.

Posso richiedere un EIN online?

Sì, a condizione che tu abbia un SSN o un ITIN validi. La domanda online per l'EIN dell'IRS è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle 7:00 alle 10:00 (ora della costa orientale degli Stati Uniti). Se non possiedi un SSN o un ITIN, devi presentare la domanda via fax o telefono.

Ho bisogno di un EIN se sono una LLC a socio unico senza dipendenti?

In questo caso non sei legalmente obbligato ad avere un EIN (Employer Identification Number), puoi usare il tuo SSN (Social Security Number) a fini fiscali. Tuttavia, è fortemente consigliato. Un EIN protegge il tuo SSN dalla divulgazione su moduli aziendali e la maggior parte delle banche lo richiede per aprire un conto corrente aziendale. Dato che è gratuito e richiede solo pochi minuti, non c'è motivo per non richiederlo.

Posso utilizzare il mio EIN per aprire un conto corrente bancario?

Sì. Infatti, la maggior parte delle banche richiede un EIN (Employer Identification Number, codice identificativo del datore di lavoro) (insieme ai documenti di costituzione della LLC e all'accordo operativo) per aprire un conto corrente aziendale. Avere un conto corrente aziendale separato è importante per mantenere la protezione della responsabilità della tua LLC e per tenere separate le tue finanze personali da quelle aziendali.

Cosa succede se perdo il mio codice EIN?

Se perdi o smarrisci il tuo EIN, puoi recuperarlo chiamando la linea IRS Business and Specialty Tax Line al numero (800) 829-4933 (dal lunedì al venerdì, dalle 7:00 alle 7:00 ora locale). Puoi anche trovare il tuo EIN su eventuali dichiarazioni dei redditi precedenti presentate dalla tua LLC, sull'avviso CP 575 originale dell'IRS o sui documenti del tuo conto bancario aziendale.

Posso avere più di un EIN?

Ogni entità aziendale può avere un solo EIN (Employer Identification Number). Tuttavia, se si possiedono più aziende, ognuna può avere il proprio EIN. Ad esempio, se si hanno due LLC (Società a Responsabilità Limitata), ciascuna LLC avrà un EIN separato. Potrebbe essere necessario richiedere un nuovo EIN se la propria LLC subisce determinate modifiche strutturali, come ad esempio il passaggio da una LLC a socio unico a una LLC a più soci.