Comment obtenir un EIN

Un numéro d'identification d'employeur (EIN) est un numéro gratuit à neuf chiffres délivré par l'IRS (Internal Revenue Service) qui identifie votre entreprise à des fins fiscales. Il s'agit en quelque sorte d'un numéro de sécurité sociale pour votre entreprise. Toute SARL (Société à Responsabilité Limitée) comptant plus d'un associé ou employant du personnel a besoin d'un EIN, et même les SARL unipersonnelles devraient en obtenir un pour ouvrir un compte bancaire professionnel et éviter que leur numéro de sécurité sociale personnel n'apparaisse sur les documents de l'entreprise. La demande d'EIN est gratuite et prend environ 15 minutes en ligne.

Ce guide vous explique étape par étape ce qu'est un numéro d'identification d'employeur (EIN), qui en a besoin et comment en faire la demande.

Qu'est-ce qu'un EIN ?

Un numéro d'identification d'employeur (EIN) est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l'Internal Revenue Service (IRS) pour identifier une entreprise. Il est parfois appelé numéro d'identification fiscale fédéral ou numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN). Son format est XX-XXXXXXX (deux chiffres, un tiret, puis sept chiffres).

Votre numéro d'identification fiscale (EIN) est utilisé à de nombreuses fins commerciales :

• Déclarations de revenus fédérales et étatiques
• Ouverture d'un compte bancaire professionnel
• Recrutement des employés et gestion de la paie
• Demande de licences et de permis commerciaux
• Déposer des documents auprès du fisc américain (IRS) ou des agences d'État
• Mise en place du crédit aux entreprises
• Demande de carte de crédit ou de prêt professionnel

Un numéro d'identification fiscale (EIN) est permanent. Une fois attribué par l'IRS à votre entreprise, il ne peut être réutilisé ni réattribué à une autre entreprise, même en cas de fermeture de celle-ci. Si votre SARL change de nom, d'adresse ou d'associés, vous conservez le même EIN. En revanche, si sa structure fiscale évolue (par exemple, d'une SARL unipersonnelle à une SARL pluripersonnelle), vous devrez peut-être demander un nouvel EIN.

Qui a besoin d'un EIN ?

Toutes les entreprises ne sont pas légalement tenues d'avoir un numéro d'identification d'employeur (EIN), mais la plupart devraient en obtenir un. Voici qui a besoin d'un EIN :

Il est obligatoire d'avoir un numéro d'identification fiscale (EIN) :

• SARL à plusieurs associés (imposées comme une société de personnes)
• Toute SARL ou entreprise qui emploie du personnel
• Toute entreprise qui dépose des déclarations de taxes sur l'emploi, les accises ou l'alcool, le tabac et les armes à feu
• Sociétés et sociétés de type S
• Fiducies, successions et organisations à but non lucratif
• Toute SARL qui choisit d'être imposée comme une société ou une société de type S

Non obligatoire légalement, mais fortement recommandé :

• Les SARL unipersonnelles sans employés – bien que vous puissiez utiliser votre numéro de sécurité sociale (SSN) à des fins fiscales, l'obtention d'un numéro d'identification d'employeur (EIN) empêche la divulgation de votre SSN sur les formulaires commerciaux, les factures et les documents fiscaux. La plupart des banques exigent également un EIN pour l'ouverture d'un compte bancaire professionnel.

En résumé, toute LLC devrait obtenir un numéro d'identification fiscale (EIN). C'est gratuit, cela ne prend que quelques minutes et cela garantit la confidentialité de vos informations personnelles.

Comment faire une demande de numéro d'identification d'employeur (EIN) en ligne (étape par étape)

Le moyen le plus rapide et le plus simple d'obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) est de passer par le Demande en ligne d'un numéro d'identification fiscale (EIN) auprès de l'IRSL'application en ligne est disponible du lundi au vendredi, de 7 h à 22 h (heure de l'Est). Vous recevrez votre numéro d'identification d'employeur (EIN) immédiatement après avoir rempli le formulaire.

Important: Pour utiliser l'application en ligne, vous devez posséder un numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) valide. Si vous ne possédez pas de SSN ou d'ITIN (par exemple, si vous êtes un ressortissant étranger résidant hors des États-Unis), vous ne pouvez pas utiliser l'application en ligne et devez faire votre demande par fax ou par courrier.

Étape 1 : Accédez à la page de demande d'EIN de l'IRS

Rendez-vous sur Demande en ligne d'un numéro d'identification fiscale (EIN) auprès de l'IRSCliquez sur « Faire une demande en ligne maintenant », puis sur « Commencer la demande ». Le site web de l'IRS est le seul endroit où vous pouvez demander un numéro d'identification fiscale (EIN) gratuit en ligne. N'utilisez pas de sites web tiers payants : ils ne font que soumettre la même demande gratuite en votre nom.

Étape 2 : Sélectionnez votre type d’entité

Sélectionnez « Société à responsabilité limitée (SARL) » dans la liste des types d’entités. Sur l’écran suivant, indiquez le nombre d’associés de votre SARL et l’État où elle a été constituée.

Étape 3 : Choisissez pourquoi vous avez besoin d’un numéro d’identification d’employeur (EIN).

Veuillez indiquer le motif de votre demande. Pour la plupart des nouvelles SARL, la réponse correcte est « Création d'une nouvelle entreprise ». Les autres options incluent « Embauche de personnel », « Opérations bancaires » et « Changement de forme juridique ».

Étape 4 : Saisir les informations de la partie responsable

L'administration fiscale américaine (IRS) exige la désignation d'un « responsable », c'est-à-dire la personne qui contrôle, gère ou dirige la SARL. Dans la plupart des SARL, il s'agit du propriétaire ou de l'associé gérant. Vous devrez fournir le nom complet, le numéro de sécurité sociale (SSN) ou le numéro d'identification fiscale (ITIN) ainsi que l'adresse postale du responsable. Le responsable doit être une personne physique (et non une autre entité commerciale).

Étape 5 : Saisissez les informations relatives à votre SARL

Veuillez indiquer la dénomination sociale de votre SARL (telle qu'elle figure sur vos documents constitutifs), son adresse physique et son adresse postale. Il vous sera également demandé de préciser la nature de l'activité de votre SARL et sa date de création (ou la date de début de votre activité).

Étape 6 : Soumettez et recevez votre numéro d’identification d’employeur (EIN).

Vérifiez l'exactitude de vos informations, puis soumettez votre demande. Si tout est correct, l'IRS vous attribuera immédiatement votre numéro d'identification fiscale (EIN) à l'écran. Vous pouvez télécharger, enregistrer et imprimer l'avis de confirmation (appelé avis CP 575). Conservez cet avis avec vos documents commerciaux importants. L'IRS vous enverra également une copie papier de l'avis CP 575 à l'adresse que vous avez fournie ; vous la recevrez généralement sous 4 à 6 semaines.

Astuce: Enregistrez ou imprimez immédiatement votre confirmation d'EIN. Si vous fermez votre navigateur avant de l'enregistrer, vous devrez attendre la réception de la copie par courrier ou appeler l'IRS pour obtenir votre EIN.

Comment postuler par fax ou par courrier

Si vous ne pouvez pas utiliser l'application en ligne, vous pouvez demander un numéro d'identification d'employeur (EIN) par fax ou par courrier en utilisant Formulaire IRS SS-4.

Candidature par fax

Remplissez le formulaire SS-4 et envoyez-le par fax au numéro de fax de l'IRS de votre État (indiqué dans les instructions du formulaire SS-4). L'IRS vous renverra votre numéro d'identification fiscale (EIN) par fax sous quatre jours ouvrables. Veillez à indiquer votre numéro de fax de retour sur le formulaire. Cette méthode est couramment utilisée par les personnes n'ayant pas la nationalité américaine et ne possédant ni numéro de sécurité sociale (SSN) ni numéro d'identification fiscale individuel (ITIN).

Numéros de fax de l'IRS :

• Si votre entreprise principale, votre bureau ou votre agence est situé aux États-Unis : (855) 641-6935
• Si vous n'avez pas de résidence légale, d'établissement principal ou de siège social ou d'agence principale aux États-Unis : (855) 215-1627

Candidature par courrier

Remplissez le formulaire SS-4 et envoyez-le par courrier à l'adresse de l'IRS indiquée dans les instructions du formulaire SS-4. Le délai de traitement des demandes par courrier est de 4 à 6 semaines. En raison de ce long délai, il est déconseillé d'envoyer votre demande par courrier, sauf en dernier recours.

Adresses postales de l'IRS :

• Si vous êtes situé aux États-Unis : Internal Revenue Service, Attn : EIN Operation, Cincinnati, OH 45999
• Si vous résidez hors des États-Unis : Internal Revenue Service, Attn : EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999

Comment faire une demande en tant que citoyen non américain

Les personnes n'ayant pas la nationalité américaine et ne possédant ni numéro de sécurité sociale (SSN) ni numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) ne peuvent pas utiliser le formulaire en ligne de l'IRS. Elles doivent donc faire leur demande par fax ou en contactant directement l'IRS par téléphone.

Candidature par téléphone (candidats internationaux)

Les personnes n'ayant pas la nationalité américaine peuvent appeler le service des impôts des États-Unis (IRS) pour les questions fiscales des entreprises et des spécialités au (267) 941-1099 (numéro non gratuit) afin de demander un numéro d'identification fiscale (EIN) par téléphone. Ce service est disponible du lundi au vendredi, de 6 h à 23 h, heure de l'Est. L'agent de l'IRS vous posera les mêmes questions que celles figurant sur le formulaire SS-4 et vous attribuera votre EIN à la fin de l'appel. Il s'agit de l'option la plus rapide pour les demandeurs internationaux.

Candidature par fax (candidats internationaux)

Formulaire SS-4 Envoyez-le par fax au (855) 215-1627. L'IRS vous renverra votre numéro d'identification fiscale (EIN) par fax sous quatre jours ouvrables. À l'endroit où le formulaire demande le numéro de sécurité sociale (SSN) ou le numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) de la personne responsable, inscrivez « Étranger » et indiquez le numéro de passeport étranger et le pays de citoyenneté de la personne responsable.

Pour obtenir des instructions complètes sur la création d'une LLC en tant que non-résident américain, notamment sur l'obtention d'un numéro d'identification fiscale (EIN), l'ouverture d'un compte bancaire américain et la compréhension de vos obligations fiscales, consultez notre guide. guide pour la création d'une LLC en tant que résident non américain.

EIN vs SSN vs ITIN

L'administration fiscale américaine (IRS) utilise plusieurs types de numéros d'identification à des fins différentes. Voici un tableau comparatif :

Principales différences :

• Un numéro d'identification d'employeur (EIN) identifie une entreprise. Un numéro de sécurité sociale (SSN) et un numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) identifient une personne physique.
• Vous pouvez faire une demande de numéro d'identification d'employeur (EIN) gratuitement et l'obtenir immédiatement (en ligne) ou sous quelques jours (par fax). L'obtention d'un numéro de sécurité sociale (SSN) ou d'un numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) est plus longue.
• Un numéro d'identification fiscale (EIN) protège votre numéro de sécurité sociale personnel en attribuant à votre entreprise son propre numéro d'identification fiscale.
• Vous n'avez pas besoin de numéro de sécurité sociale pour obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN), mais la demande en ligne l'exige. Sans numéro de sécurité sociale, vous devez faire votre demande par fax ou par téléphone.

Questions fréquemment posées

L'obtention d'un numéro d'identification fiscale (EIN) est-elle gratuite ?

Oui. Faire une demande de numéro d'identification fiscale (EIN) auprès de l'IRS est entièrement gratuit, que ce soit en ligne, par fax, par courrier ou par téléphone. Méfiez-vous des sites web tiers qui facturent des frais pour vous « aider » à obtenir un EIN : ils soumettent simplement la même demande gratuite à l'IRS en votre nom. Faites toujours votre demande directement auprès de l'IRS. Site de l'IRS.

Combien de temps faut-il pour obtenir un EIN ?

Si vous faites votre demande en ligne, vous recevrez votre numéro d'identification fiscale (EIN) immédiatement après avoir rempli le formulaire. Si vous faites votre demande par fax, vous recevrez votre EIN sous 4 jours ouvrables. Si vous faites votre demande par courrier, le délai est de 4 à 6 semaines. Si vous êtes un demandeur international et que vous contactez l'IRS par téléphone, vous recevrez votre EIN à la fin de l'appel.

Puis-je demander un EIN en ligne ?

Oui, à condition de posséder un numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) valide. Le formulaire de demande d'ITIN en ligne de l'IRS est accessible du lundi au vendredi, de 7 h à 22 h (heure de l'Est). Si vous ne possédez ni SSN ni ITIN, vous devez faire votre demande par fax ou par téléphone.

Ai-je besoin d'un numéro d'identification fiscale (EIN) si je suis une SARL unipersonnelle sans employés ?

Vous n'êtes pas légalement tenu d'avoir un numéro d'identification fiscale (EIN) dans ce cas précis ; vous pouvez utiliser votre numéro de sécurité sociale (SSN) à des fins fiscales. Cependant, c'est fortement recommandé. Un EIN protège votre SSN contre la divulgation sur les formulaires de votre entreprise, et la plupart des banques exigent un EIN pour l'ouverture d'un compte bancaire professionnel. Comme c'est gratuit et que cela ne prend que quelques minutes, il n'y a aucune raison de ne pas en obtenir un.

Puis-je utiliser mon numéro d'identification d'employeur (EIN) pour ouvrir un compte bancaire ?

Oui. En effet, la plupart des banques exigent un numéro d'identification fiscale (EIN), ainsi que les documents constitutifs de votre SARL et votre accord d'exploitation, pour ouvrir un compte bancaire professionnel. Disposer d'un compte bancaire professionnel distinct est important pour préserver la protection de responsabilité de votre SARL et séparer vos finances personnelles de vos finances professionnelles.

Que se passe-t-il si je perds mon numéro d'identification fiscale (EIN) ?

Si vous perdez votre numéro d'identification fiscale (EIN), vous pouvez le récupérer en appelant le service d'assistance aux entreprises et aux impôts spéciaux de l'IRS au (800) 829-4933 (du lundi au vendredi, de 7 h à 19 h, heure locale). Vous trouverez également votre EIN sur vos déclarations de revenus précédentes déposées par votre SARL, sur l'avis CP 575 original de l'IRS ou sur vos relevés bancaires professionnels.

Puis-je avoir plus d'un numéro d'identification fiscale (EIN) ?

Chaque entité commerciale ne peut avoir qu'un seul numéro d'identification fiscale (EIN). Cependant, si vous possédez plusieurs entreprises, chacune peut avoir son propre EIN. Par exemple, si vous avez deux SARL, chaque SARL aura un EIN distinct. Vous devrez peut-être demander un nouvel EIN si votre SARL subit certaines modifications structurelles, comme le passage d'une SARL unipersonnelle à une SARL pluripersonnelle.