Qu'est-ce qu'un agent enregistré?
Lorsque vous créez une entreprise, vous avez beaucoup de paperasse à remplir. L'un de ces documents, connu sous le nom d'articles d'organisation, vous demande de nommer un agent enregistré. Bien que le titre puisse paraître formel, un agent enregistré est simplement une personne qui accepte des documents au nom de votre entreprise. Il existe plusieurs façons de choisir un agent enregistré et de vous assurer que vous respectez les lois de votre État.
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Qu'est-ce qu'un agent enregistré ?
Un agent enregistré est une personne physique ou morale désignée par une entreprise, généralement une SARL ou une société, pour recevoir la correspondance en son nom.
Cela peut inclure la signification de documents de processus, de correspondance gouvernementale ou de notifications de conformité. La plupart des États exigent qu'un agent enregistré soit nommé lors de la création d'une LLC, d'un partenariat ou d'une société ; toute entreprise dont l'organisation est une entité juridique distincte du propriétaire.
Un agent enregistré est également parfois appelé agent résident ou agent statutaire.
En 2006, une loi a été adoptée, appelée Model Registered Agents Act. Cette loi crée deux classes d'agents enregistrés, commerciaux et non commerciaux, et définit leurs responsabilités et exigences statutaires. Selon le MoRAA, les trois principales raisons pour lesquelles un agent est enregistré sont les suivantes : recevoir une signification, déterminer le lieu de toute action en justice et publier les avis requis par la loi organique d'une entité. Alors que seuls 12 États ont pleinement adopté ces lois, d’autres ont adopté au moins des parties du MoRAA.
Quel est le but d’un agent enregistré ?
Concrètement, le but d'un agent enregistré est de recevoir du courrier et des documents officiels au nom de votre entreprise. En utilisant un agent enregistré au lieu d'un système de courrier traditionnel, le gouvernement est en mesure de garantir la réception des documents et de tenir l'entreprise responsable de tout suivi nécessaire.
L'agent aide votre entreprise à maintenir la conformité de l'entreprise, en vous informant d'éléments tels que des avis juridiques ou des rappels pour déposer votre rapport annuel. Un agent enregistré est essentiellement un gardien des entités commerciales, garantissant que toutes les communications ont lieu.
La majorité de ce qu'un agent enregistré recevra sera des formulaires fiscaux, des documents juridiques et de la correspondance gouvernementale comme un rapport annuel. Plus rarement, ils seront également la personne qui recevra toute signification ou assignation pour vous informer d'un procès concernant votre entreprise. Cela garantit que l’entreprise peut être servie correctement.
Lorsque les documents sont apportés à l'agent enregistré, celui-ci doit les accepter en personne et signer pour prouver qu'ils les ont reçus. Ils sont alors tenus de le transmettre au client.
Quelles entreprises ont besoin d’un agent enregistré ?
Toute entreprise qui s'enregistre auprès de l'État en tant qu'entité juridique devra nommer un agent enregistré dans le cadre de ce processus. Cela inclut les petites entreprises qui sont des SARL, des partenariats et des sociétés, ainsi que les organisations à but non lucratif.
Le seul type d’entreprise qui n’a pas besoin d’agent enregistré est une entreprise individuelle. Étant donné que ces entreprises sont légalement considérées comme la même entité que leur propriétaire, celui-ci recevra automatiquement toutes les informations à son nom. Les entreprises individuelles n'ont souvent pas du tout besoin de s'enregistrer auprès de l'État et ne nécessitent donc pas la présence d'un agent enregistré.
Qui peut être agent enregistré ?
Il existe une poignée d'exigences en matière d'agent enregistré que vous devez remplir pour remplir le rôle.
N'importe qui peut être agent enregistré, à condition d'avoir plus de 18 ans, d'avoir une adresse physique dans l'État où l'entreprise a été créée et d'être disponible pendant les heures normales de bureau. Si ces conditions sont remplies, vous pouvez agir en tant que votre propre agent enregistré ou désigner un membre de votre famille ou un ami. Un dirigeant ou un membre de l'entreprise est également un choix courant pour les agents enregistrés.
Il est également possible de faire appel à un service d'agent enregistré professionnel pour agir au nom de votre LLC si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas être votre propre agent.
Toutes les informations de l'agent enregistré sont transmises à l'État.
Quels sont les avantages d’avoir un agent enregistré ?
Bien qu’il s’agisse d’une exigence gouvernementale, avoir un agent enregistré présente également des avantages pour les propriétaires d’entreprise. Un agent enregistré peut vous aider à simplifier les processus et à garantir que vous êtes en conformité avec la loi.
Voici quelques raisons pour lesquelles un agent enregistré peut bénéficier à votre entreprise :
- Un agent corporatif est disponible pendant les heures normales de bureau et envoie tous les documents importants au propriétaire dans les meilleurs délais.
- Aucun document juridique ne vous sera « signifié » personnellement, ce qui peut être embarrassant si cela est fait à proximité de clients ou d'employés.
- Les vacances ou les voyages ne vous empêcheront pas de recevoir des documents et formulaires.
- Changer l'emplacement de votre entreprise (au sein de l'État) ne signifie pas que vous devez changer votre adresse sur tout.
- Un agent d'entreprise peut vous servir de point de contact et indiquer son bureau comme adresse professionnelle, ce qui peut garder les adresses personnelles confidentielles.
Comment obtenir un agent enregistré ?
Si vous envisagez d'être votre propre agent enregistré ou d'inscrire une personne que vous connaissez, vous n'avez rien d'autre à faire que de fournir les informations appropriées sur vos documents de constitution. Vous indiquerez le nom de l'agent enregistré sur vos statuts d'organisation ou vos statuts constitutifs si vous êtes une société et le tiendrez à jour.
Certaines personnes choisissent d'utiliser un service d'agent commercial enregistré au lieu d'un particulier. Il existe de nombreux services disponibles, comme Northwest Registered Agent ou ZenBusiness, et vous pouvez en choisir un qui répond à vos besoins et à votre fourchette de prix.
Dois-je avoir un service d’agent enregistré ?
Désigner un service d’agent enregistré pour votre entreprise coûte peu, mais cela peut aussi être une option plus sûre et plus pratique. L’utilisation de ces services présente de nombreux avantages.
Meilleure conformité
En plus d'accepter les documents en votre nom, un service d'agent enregistré conservera également des copies de tous les documents d'entreprise. Cela inclut les rappels et les documents qui vous sont envoyés et que vous devez conserver pour vos besoins futurs. En cas de vol, de catastrophe naturelle ou d'autres pertes inattendues de documents, vous disposerez d'une sauvegarde de ces documents et resterez en conformité avec les lois.
Commodité et flexibilité
Avoir un service d'agent enregistré signifie une chose de moins que vous devez gérer en tant que propriétaire d'entreprise. Vous pouvez alors concentrer votre temps, votre énergie et votre attention sur d’autres besoins professionnels, ainsi que maintenir un équilibre entre votre travail et votre vie personnelle.
Les agents enregistrés doivent être disponibles pendant toutes les heures de bureau. Cela signifie que partir en vacances ou prendre un congé peut être difficile si vous avez besoin de recevoir des documents. Un service d'agent enregistré sera toujours disponible pour recevoir vos documents afin que vous puissiez facilement décaler votre emploi du temps.
Faites des affaires dans tous les États
Un agent enregistré doit avoir une adresse postale dans l’État où une entreprise a été créée. Cela signifie que votre adresse personnelle ne peut pas être utilisée si vous commencez à travailler au-delà des frontières de l'État, ou si vous auriez besoin d'un domicile dans chaque État. Les services d'agent enregistré sont capables d'opérer dans les 50 États, vous pouvez donc exploiter une entreprise dans un État autre que celui où vous vivez. Si vous possédez une LLC avec des sites dans plusieurs États, vous pouvez utiliser un service pour faire nommer un agent enregistré dans chaque État.
Orientation générale
De nombreux services d'agent enregistré offrent d'autres services liés à la possession et à l'exploitation d'une entreprise. Certains comprendront des consultations, une assistance juridique et pourront aider avec d’autres dossiers commerciaux.
Protection des renseignements personnels
Conformément à la loi de l'État, les adresses des agents enregistrés sont répertoriées dans les archives publiques, tandis que les adresses personnelles et professionnelles ne le sont pas. L'utilisation d'un service d'agent enregistré ou d'une autre personne peut aider à protéger vos informations privées.
Agents enregistrés commerciaux et non commerciaux
Lors du choix d'un agent enregistré ou d'un service, il existe deux désignations formelles : commerciale et non commerciale. Les deux classes ont les mêmes responsabilités et exigences, mais il existe également des différences.
Agent commercial enregistré
Un agent commercial enregistré doit déposer une déclaration d'inscription spéciale auprès de l'agence gouvernementale responsable de l'enregistrement et de la conformité des entreprises d'un État. Cela signifie qu'il existe un flux d'informations rationalisé entre l'agent enregistré et le secrétaire d'État. Toutes les informations fournies sur la liste incluent des informations telles que le nom de l'entreprise, le type d'entité et l'adresse à laquelle la signification du processus doit être envoyée.
Ces agents conservent une adresse physique dans plusieurs États, ce qui leur permet de travailler avec plusieurs entités commerciales en même temps.
Les entreprises paient des frais annuels pour ce service et paient souvent également les frais d'État associés au dépôt de documents.
Agents enregistrés non commerciaux
Les agents non commerciaux sont des individus comme vous ou un ami de confiance. Il est courant que les propriétaires d’entreprise qui débutent se désignent comme agent enregistré.
Choisir un service d'agent enregistré
Si vous décidez d'externaliser le rôle d'agent enregistré, il est important d'être intentionnel dans le service que vous choisissez. Bien que le rôle puisse paraître simple, les responsabilités d'un agent enregistré sont importantes. S’ils ne partagent pas correctement vos documents ou négligent leur rôle, vous pourriez vous retrouver dans de nombreux ennuis. Pour cette raison, vous devez vous assurer de choisir un agent ou un service réputé ayant l’habitude de fournir ces services.
Vous pouvez prendre en compte d’autres facteurs lorsque vous prenez cette décision, comme le prix ou ce qui peut être inclus dans un forfait. De nombreux services d'agent enregistré offrent également une aide ou un soutien supplémentaire à la création d'entreprise qui pourrait vous être utile. Des fonctionnalités premium peuvent être disponibles, telles que la numérisation le jour même, un stockage étendu de documents et des fonctionnalités de confidentialité automatisées.
De nombreux services proposent un compte numérique où vous pouvez accéder à vos informations sur un portail sécurisé plutôt que via une correspondance ponctuelle avec des particuliers. Vous pouvez choisir de renoncer à ces ajouts si vous ne voulez pas dépenser d’argent, mais beaucoup de gens les trouvent utiles.
Il peut également être judicieux de rechercher un agent capable de travailler dans plusieurs États, surtout si vous envisagez de vous développer ou de travailler dans plusieurs États. Même si cela n’est pas nécessaire pour le moment, un service doté de cette capacité peut vous éviter d’avoir à changer de fournisseur ultérieurement.
Outre les fonctionnalités et les tarifs, vous pouvez prendre le temps de rechercher les avis des clients pour chaque service afin de vous aider à comprendre s'ils répondront à vos besoins. Même si les avis en ligne peuvent parfois être trop positifs ou trop négatifs, il peut être utile d’examiner le consensus général et la façon dont une entreprise réagit.
FAQ
Puis-je changer d’agent enregistré plus tard ?
Oui, vous pouvez changer d'agent enregistré à tout moment. Pour ce faire, vous pouvez vous connecter à votre compte en ligne et déposer les documents appropriés auprès de l'agence gouvernementale responsable des registres commerciaux de votre état. Certains factureront des frais de dépôt minimes, selon l'État, pouvant aller jusqu'à 50 $.
Ai-je besoin d’un agent enregistré ?
Chaque État exige que les sociétés, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés de personnes nomment un agent enregistré. Ce rôle peut avoir un nom différent, comme celui d'agent résident ou d'agent statutaire, mais l'idée restera la même et constituera une exigence. Les entreprises individuelles n'ont pas besoin d'avoir un agent enregistré.
Un propriétaire d’entreprise peut-il être un agent enregistré ?
Le propriétaire de toute entreprise peut agir en tant qu'agent enregistré dans n'importe quel État, à condition qu'il remplisse toutes les autres conditions, comme avoir plus de 18 ans et avoir une adresse physique. Les propriétaires devront assumer les responsabilités supplémentaires et les inconvénients potentiels de ce rôle, mais peuvent choisir d'économiser de l'argent de cette façon.
Les agents enregistrés sont-ils tenus responsables ?
Si un agent enregistré ne s'acquitte pas de ses responsabilités légales, il peut être tenu responsable des dommages au nom de l'entreprise ou du gouvernement. Cela peut se produire s’ils n’informent pas une entreprise qu’elle fait l’objet d’une poursuite ou ne l’informent pas des exigences légales.
Qu'est-ce qu'un agent commercial enregistré ?
Un agent commercial enregistré est une personne ou une entité enregistrée auprès de l'État et qui a déposé une déclaration d'inscription d'agent commercial enregistré par l'intermédiaire du secrétaire d'État ou du siège social. Les procédures à cet effet sont définies dans le modèle de loi sur les agents enregistrés. Ces agents servent généralement de nombreux clients dans tous les États.
Un agent enregistré est-il la même chose qu'un bureau virtuel ?
Non, un bureau virtuel est un service qui permet aux entreprises de recevoir du courrier et de faire des affaires en dehors du service formel de l'entreprise. Les agents enregistrés n'agissent qu'en tant que destinataires de certains formulaires et documents, comme les assignations à comparaître, et non du courrier ordinaire.
Existe-t-il des services d'agent enregistré gratuits ?
Être votre propre agent enregistré ou demander à un employé ou à un proche d'agir en tant qu'agent enregistré est gratuit. Cependant, si vous souhaitez utiliser un service d’agent enregistré, des frais seront toujours facturés. Certaines entreprises proposent ce service gratuitement dans le cadre d’un ensemble plus large de services de création d’entreprise.
Quelles sont les conditions pour être agent enregistré ?
Dans tous les États, un agent enregistré doit être âgé de 18 ans ou plus, avoir une adresse physique dans l'État où l'entreprise a été créée et être disponible pendant toutes les heures normales de bureau. Certains États ont des exigences supplémentaires, mais celles-ci sont universelles.
Que faire si je n'ai pas d'agent enregistré ?
Vous ne pourrez généralement pas créer d’entreprise sans fournir d’informations sur votre agent enregistré. Cependant, vous devrez le mettre à jour si les informations changent. Ne pas le faire peut entraîner la perte de votre réputation auprès de l’État ou vous rendre responsable des pénalités et des amendes pour les obligations légales que vous avez manquées.
Quels types de documents un agent enregistré reçoit-il ?
Les agents enregistrés ne reçoivent pas tout le courrier au nom d'une entreprise. Ils seront chargés d’accepter les formulaires fiscaux, les documents juridiques, les avis ou documents gouvernementaux, ainsi que les convocations ou significations de procédures. Ils peuvent également recevoir un avis de procédure de saisie-arrêt contre un employé ou des documents contentieux au cours d'un procès.
Des éléments tels que les factures et le courrier indésirable sont envoyés directement à l'adresse professionnelle ou au propriétaire.
Une boîte postale peut-elle être l’adresse de mon agent enregistré ?
Non, une boîte postale ne peut pas être utilisée comme adresse d'agent enregistré. Une personne doit accepter et signer tout le courrier envoyé à un agent enregistré – il ne peut pas être laissé dans une boîte postale. Votre licence commerciale ne peut pas non plus utiliser une boîte postale comme adresse physique.
Pourquoi ai-je besoin d’un agent enregistré ?
Les agents enregistrés sont une exigence pour toute entité juridique créée dans chaque État américain. En plus de répondre à ces critères, un agent enregistré est nécessaire pour que le gouvernement puisse garantir que les entreprises reçoivent toute la correspondance critique. Cela responsabilise les entreprises et simplifie la communication. Le défaut d’avoir un agent enregistré peut entraîner des sanctions ou la dissolution du statut juridique.
Quels États exigent un agent enregistré ?
Chaque État vous oblige à désigner un agent enregistré pour votre entreprise lors de la création. Les exigences exactes diffèrent légèrement, mais il n’existe aucun État qui n’exige une sorte de contact officiel pour une entreprise.
Qu’est-ce que le service de processus ?
L'un des rôles principaux d'un agent enregistré est d'accepter le service de procédure. Il s’agit de documents juridiques urgents qui informent votre entreprise d’un procès. Il existe des règles spécifiques quant à la manière et au moment de signifier la signification, ce qui inclut la possibilité de les remettre à un agent enregistré au nom d'une entreprise.
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