Comment obtenir un numéro d'identification de contribuable individuel

Qu'est-ce qu'un ITIN ?

Le Numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) est un numéro de traitement fiscal délivré par l'Internal Revenue Service (IRS). Il garantit que les personnes qui ne sont pas éligibles à un numéro de sécurité sociale (SSN) se conforment aux lois fiscales américaines et fournissent un moyen de traiter et de comptabiliser les déclarations de revenus et les paiements.

Un ITIN est principalement utilisé par les étrangers non-résidents, ainsi que par leurs conjoints et personnes à leur charge, leur permettant de déclarer leurs impôts même s'ils ne sont pas éligibles au SSN.

Les ITIN prennent la même forme à neuf chiffres que les autres identifiants fiscaux, comme les numéros de sécurité sociale, et peuvent être utilisés dans bon nombre des mêmes formulaires et demandes.

En quoi un ITIN est-il différent d'un numéro de sécurité sociale ?

Les ITIN et les SSN sont tous deux des numéros à neuf chiffres émis par le gouvernement américain, mais servent des objectifs différents selon les populations.

Le SSN est délivré aux citoyens américains et aux résidents américains éligibles pour suivre leurs revenus en matière de prestations de sécurité sociale et d'autres services connexes. Contrairement à l'ITIN, un SSN permet aux individus de travailler aux États-Unis, d'obtenir du crédit et d'accéder à d'autres services gouvernementaux.

Un ITIN n'accorde pas ces privilèges et est uniquement utilisé à des fins de déclaration fiscale. Les personnes disposant d'un SSN ne sont pas éligibles pour recevoir un ITIN.

En quoi un ITIN est-il différent d'un numéro d'identification d'employeur ?

Alors que l'ITIN est délivré aux particuliers à des fins de déclaration de revenus, le numéro d'identification d'employeur (EIN) est un numéro d'identification fiscale pour les entreprises.

L'IRS délivre des EIN aux entités commerciales, notamment aux sociétés, aux partenariats et aux sociétés à responsabilité limitée, leur permettant d'embaucher des employés, d'ouvrir des comptes bancaires professionnels et de produire des déclarations de revenus professionnelles. Contrairement aux ITIN, qui concernent les obligations fiscales individuelles, les EIN sont utilisés pour gérer et exploiter une entreprise aux États-Unis.

Les particuliers qui dirigent une entreprise peuvent avoir besoin à la fois d’un ITIN et d’un EIN s’ils sont des étrangers non-résidents devant se conformer à leurs obligations fiscales.

Qui a besoin d’un ITIN ?

Certains des groupes les plus courants qui auraient besoin d'un ITIN comprennent :

• Étrangers non-résidents : Ces personnes devront peut-être produire une déclaration de revenus aux États-Unis pour déclarer leurs revenus gagnés de sources américaines, même si elles ne résident pas aux États-Unis.
• Étrangers résidents aux États-Unis : Sur la base du test de présence substantielle et qui doivent produire une déclaration de revenus aux États-Unis, y compris ceux qui ont réussi le test de la carte verte mais n'ont pas de SSN.
• Personnes à charge ou conjoints de citoyens américains/étrangers résidents: Si ces personnes à charge ou conjoints ne sont pas admissibles à un SSN, ils auront besoin d'un ITIN pour être réclamé sur une déclaration de revenus.
• Personnes à charge ou conjoints des titulaires de visa étranger non-résident : Les conjoints et personnes à charge de certains titulaires de visa peuvent ne pas être éligibles à un SSN mais ont besoin d'un ITIN aux fins de l'impôt fédéral.
• Ressortissants étrangers réclamant un avantage d’une convention fiscale : Certains étrangers non-résidents ont besoin d’un ITIN pour bénéficier des avantages des conventions fiscales, même s’ils n’ont pas besoin de produire une déclaration de revenus américaine standard.
• Étudiants, professeurs et chercheurs internationaux : Ces personnes devront peut-être produire une déclaration de revenus aux États-Unis ou demander une exception, et si elles ne sont pas éligibles à un SSN, elles doivent demander un ITIN.
• Personnes impliquées dans des transactions immobilières aux États-Unis qui génèrent des revenus et nécessitent donc des déclarations de revenus.
• Artistes et athlètes étrangers qui gagnent un revenu en se produisant ou en concourant aux États-Unis et qui doivent se conformer aux obligations fiscales américaines.
• Autres non-résidents qui exercent des activités commerciales ou des transactions aux États-Unis qui nécessitent des responsabilités fédérales en matière de déclaration de revenus.

Demander un ITIN : étape par étape

Le processus est assez simple pour ceux qui ont besoin d’un numéro d’identification de contribuable individuel, ou ITIN, pour se conformer aux lois fiscales américaines. Cependant, il est important que tout soit complété et soumis avec précision pour éviter de longs retards et refus. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour garantir qu'un ITIN puisse être émis sans aucun problème.

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Déterminer l'éligibilité

Avant de demander un ITIN, confirmez votre éligibilité (voir la liste ci-dessus). Les ITIN sont délivrés aux personnes qui doivent avoir un numéro d'identification fiscale américain mais qui ne remplissent pas les conditions requises pour obtenir un numéro de sécurité sociale.

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Remplissez le formulaire W-7

Téléchargez et remplissez soigneusement Formulaire IRS W-7, l'application pour demander un ITIN. Le formulaire nécessite des informations détaillées sur votre identité, votre statut d'étranger et les raisons de votre candidature.

Il est essentiel de remplir ce formulaire avec précision pour éviter tout retard dans votre candidature.

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Rassembler les pièces justificatives

Rassemblez les documents requis prouvant votre identité et votre statut d’étranger. Tous les documents doivent être soit des originaux, soit des copies certifiées conformes provenant directement de l'agence émettrice. Les photocopies ne sont acceptées que si elles sont certifiées.

Les documents acceptables incluent :

• Passeport: Le document le plus couramment utilisé car il prouve à la fois l’identité et le statut d’étranger.
• Visa américain : Le cas échéant, inclus dans un passeport valide.
• Certificat de naissance: Indispensable pour prouver son âge et son identité, notamment pour les personnes à charge.
• Permis de conduire étranger : Peut être utilisé comme preuve d’identité.
• Autre pièce d'identité émise par le gouvernement : Doit montrer votre nom, votre photo et inclure des informations établissant votre statut d'étranger.

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Joindre la déclaration de revenus

Vous devez joindre une déclaration de revenus fédérale dûment remplie à votre Formulaire W-7. Même s'il y en a quelques-uns exceptions, pour la plupart, c'est une exigence.

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Vérifier et soumettre

Avant d’envoyer votre candidature, vérifiez que tous les formulaires remplis et les pièces justificatives sont complets et exacts. Vous pouvez soumettre votre dossier de demande à l'IRS par courrier ou le soumettre en personne dans un bureau sans rendez-vous de l'IRS. Les demandes ITIN ne peuvent pas être complétées via le site officiel de l'IRS, vous devrez donc envoyer le formulaire par courrier si vous n'êtes pas physiquement aux États-Unis.

Internal Revenue Service
Centre de service d'Austin
Fonctionnement ITIN
Tel: 149342
Austin, TX 78714-9342

Vous pouvez également faire appel à un agent d'acceptation certifié (CAA) pour vous aider à vérifier vos documents et soumettre la demande en votre nom.

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Conservez votre ITIN en toute sécurité

Une fois que vous recevez votre ITIN, conservez-le dans un endroit sécurisé. Vous aurez besoin de ce numéro pour vos futures déclarations de revenus et à toute autre fin officielle nécessitant un numéro d'identification de contribuable.

Combien de temps faut-il pour traiter un ITIN ?

Le délai exact de traitement d'un ITIN peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment la période de l'année à laquelle la demande est soumise, l'exhaustivité de la demande et la charge de travail actuelle de l'IRS.

• Délai de traitement standard : En règle générale, il faut environ 7 semaines à l'IRS pour traiter une demande d'ITIN, à condition que tous les documents soient complets et correctement soumis. Ce délai est une estimation générale et s'applique lorsque l'IRS n'est pas submergé par un volume élevé de demandes, par exemple en dehors de la haute saison fiscale.
• Haute saison fiscale : Pendant la saison fiscale américaine, qui s'étend de fin janvier au 15 avril, les délais de traitement peuvent être plus longs que les autres mois de l'année. Au cours de ces mois, les candidats peuvent connaître des retards et le délai de traitement peut atteindre 11 semaines. Il est conseillé de soumettre les demandes bien avant le début de la saison des impôts pour éviter tout retard.

Des circonstances particulières

Certaines demandes peuvent nécessiter un examen ou une vérification supplémentaire, ce qui pourrait prolonger les délais de traitement au-delà des périodes habituelles. Ceci est plus fréquent dans les cas complexes ou lorsque des divergences sont constatées.

Si la demande est incomplète ou si la documentation fournie ne répond pas aux exigences nécessaires, l'IRS enverra un avis demandant des informations supplémentaires. Cela peut retarder considérablement le temps de traitement. Les candidats disposeront d'un délai spécifié, généralement 45 jours, pour répondre avec les informations correctes.

Pour minimiser les délais de traitement :

• Assurez-vous que le formulaire W-7 et tous les documents requis sont remplis avec précision.
• Incluez une preuve d'identité et de statut d'étranger claire et valide, comme spécifié par les directives de l'IRS.
• Pensez à faire appel à un agent d'acceptation certifié (CAA) pour vérifier les documents et certifier la demande, ce qui pourrait aider à rationaliser le processus.

Coûts pour obtenir un ITIN

En soi, le processus de demande d'ITIN peut être effectué sans frais pour les candidats – cependant, il existe d'autres façons de procéder qui entraînent des frais. Voici tous les coûts potentiels.

Demander votre propre ITIN

L'Internal Revenue Service (IRS) ne facture aucun frais pour le traitement d'une demande d'ITIN lorsque vous postulez vous-même. Cela signifie que le coût principal est votre temps et la nécessité potentielle d'envoyer des documents originaux ou des copies certifiées conformes, qui pourraient inclure des frais de notaire si nécessaire.

Si vous choisissez d'envoyer votre candidature par courrier, vous devrez couvrir les frais de port et, pour des raisons de sécurité et de tranquillité d'esprit, vous pouvez choisir d'utiliser un service de courrier traçable. Les coûts ici peuvent varier en fonction du service sélectionné et de l'urgence de la demande, mais ne dépasseront généralement pas 100 $.

Utilisation d'un agent d'acceptation certifié (CAA)

Les agents d'acceptation certifiés sont autorisés par l'IRS à aider les candidats à obtenir leur ITIN. Ils peuvent aider à préparer la demande et à vérifier les pièces justificatives, ce qui peut être particulièrement utile pour ceux qui ne sont pas à l’aise avec la manipulation de leurs documents fiscaux ou pour ceux qui ne souhaitent pas envoyer les documents originaux à l’IRS.

Les CAA agréés par l'IRS facturent généralement des frais pour leurs services, qui peuvent varier considérablement en fonction de la complexité du cas et des tarifs du professionnel, qui commencent généralement entre 100 et 200 dollars environ.

Quand renouveler un ITIN

Contrairement à un numéro de sécurité sociale, les ITIN peut expirer s’il n’est pas utilisé activement et peut nécessiter un renouvellement. Pour éviter de recommencer le processus de demande, il est important de comprendre si et comment vous devrez peut-être renouveler votre numéro ITIN.

ITIN n'expire pas si vous avez utilisé un ITIN donné pour la déclaration de revenus fédérale au moins une fois au cours des trois dernières années fiscales consécutives. Cependant, les ITIN qui n’ont pas été utilisés sur une déclaration de revenus fédérale au cours des trois dernières années consécutives expireront automatiquement.

L'IRS annonce également périodiquement l'expiration des ITIN comportant des chiffres du milieu (les quatrième et cinquième chiffres) qui sont devenus obsolètes. Les titulaires d'ITIN possédant ces numéros sont tenus de renouveler leur ITIN pour éviter les retards dans le traitement des déclarations de revenus.

Le délai de traitement d'une demande de renouvellement d'ITIN est généralement d'environ 7 semaines. Pendant la haute saison de déclaration de revenus, ce délai peut être prolongé.

Processus de renouvellement des ITIN

1. • Vérifier le statut d'expiration : Tout d’abord, vérifiez si votre ITIN a expiré ou s’il va bientôt expirer. L'IRS envoie généralement un avis au titulaire de l'ITIN si son numéro expire à la fin de l'année.
   • Remplissez le formulaire W-7 : Semblable à la demande initiale, le processus de renouvellement consiste à remplir le formulaire W-7, Demande IRS de numéro d'identification de contribuable individuel IRS. Sur le formulaire, assurez-vous d'indiquer qu'il s'agit d'un renouvellement en sélectionnant l'option appropriée dans l'application.
   • Joindre la déclaration de revenus : Lors du renouvellement d'un ITIN, vous faites pas Vous devrez joindre une déclaration de revenus fédérale à votre demande de renouvellement, sauf si vous produisez également une déclaration de revenus à ce moment-là.
   • Inclure les documents d'identification : Soumettez les documents d'identité originaux ou des copies certifiées conformes de l'agence émettrice pour prouver le statut et l'identité d'étranger. Les documents acceptés comprennent, entre autres, les passeports, les cartes d'identité nationales, les permis de conduire américains ou étrangers et les actes de naissance.
   • Soumission: Vous pouvez soumettre la demande de renouvellement et les documents par courrier directement à l'IRS ou utiliser les services d'un agent d'acceptation certifié (CAA) ou visiter un centre d'assistance aux contribuables de l'IRS (TAC).

Questions fréquentes