Como obter um EIN

O Número de Identificação do Empregador (EIN, na sigla em inglês) é um número gratuito de nove dígitos emitido pelo IRS (Receita Federal dos EUA) que identifica sua empresa para fins tributários. Pense nele como um número de Seguro Social para sua empresa. Toda LLC (Sociedade de Responsabilidade Limitada) com mais de um membro ou com funcionários precisa de um EIN, e mesmo as LLCs com um único membro devem obter um para abrir uma conta bancária comercial e manter o número de Seguro Social pessoal do sócio fora dos documentos da empresa. Solicitar um EIN é gratuito e leva cerca de 15 minutos online.

Este guia explica passo a passo o que é um EIN, quem precisa de um e como solicitá-lo.

O que é um EIN?

O EIN (Número de Identificação do Empregador) é um número único de nove dígitos atribuído pelo Serviço da Receita Federal (IRS) para identificar uma entidade comercial. Também é conhecido como Número de Identificação Fiscal Federal ou Número de Identificação do Empregador Federal (FEIN). O formato é XX-XXXXXXX (dois dígitos, um hífen e, em seguida, sete dígitos).

Seu EIN é usado para uma ampla gama de fins comerciais:

• Preenchimento das declarações de impostos federais e estaduais
• Abrindo uma conta bancária empresarial
• Contratação de funcionários e gestão da folha de pagamento.
• Solicitação de licenças e autorizações comerciais
• Preencher formulários junto à Receita Federal ou agências estaduais.
• Estabelecendo crédito empresarial
• Solicitar um cartão de crédito ou empréstimo empresarial

O EIN é permanente. Uma vez que o IRS atribui um EIN à sua empresa, ele nunca é reutilizado ou reatribuído a outra empresa, mesmo que sua empresa encerre suas atividades. Se sua LLC mudar de nome, endereço ou número de membros, você mantém o mesmo EIN. No entanto, se sua LLC alterar sua estrutura tributária (por exemplo, de uma LLC com um único membro para uma LLC com múltiplos membros), você poderá precisar solicitar um novo EIN.

Quem precisa de um EIN?

Nem todas as empresas são legalmente obrigadas a ter um EIN, mas a maioria deveria ter um. Veja quem precisa de um EIN:

É necessário possuir um EIN (Número de Identificação do Empregador):

• Sociedades de responsabilidade limitada com múltiplos membros (tributadas como uma sociedade de pessoas)
• Qualquer LLC ou empresa que tenha funcionários.
• Qualquer empresa que apresente declarações de impostos sobre emprego, impostos especiais de consumo ou impostos sobre álcool, tabaco e armas de fogo.
• Sociedades anônimas e sociedades anônimas
• Fundos fiduciários, patrimônios e organizações sem fins lucrativos
• Qualquer LLC que opte por ser tributada como uma corporação ou corporação S.

Embora não seja legalmente obrigatório, é altamente recomendável:

• Empresas de responsabilidade limitada (LLCs) com um único membro e sem funcionários — embora você possa usar seu Número de Seguro Social (SSN) para fins fiscais, obter um EIN protege seu SSN de ser compartilhado em formulários comerciais, faturas e documentos fiscais. A maioria dos bancos também exige um EIN para abrir uma conta bancária comercial.

Resumindo, toda LLC deve obter um EIN. É gratuito, leva apenas alguns minutos e mantém suas informações pessoais em sigilo.

Como solicitar um EIN online (passo a passo)

A maneira mais rápida e fácil de obter um EIN é por meio do aplicativo online do IRS . O aplicativo online está disponível de segunda a sexta-feira, das 7h às 22h, horário do leste dos EUA. Você receberá seu EIN imediatamente após concluir o aplicativo.

Importante: Para usar o aplicativo online, você precisa ter um Número de Seguro Social (SSN) ou um Número de Identificação Fiscal Individual (ITIN) válido. Se você não tiver um SSN ou ITIN (por exemplo, se você não for cidadão americano e morar fora dos Estados Unidos), não poderá usar o aplicativo online e deverá se inscrever por fax ou correio.

Passo 1: Acesse a página de solicitação do EIN (Número de Identificação do Empregador) do IRS.

Acesse o aplicativo online do EIN do IRS . Clique em “Solicitar online agora” e depois em “Iniciar solicitação”. O site do IRS é o único lugar para solicitar um EIN gratuito online. Não use sites de terceiros que cobram uma taxa — eles simplesmente enviam a mesma solicitação gratuita em seu nome.

Etapa 2: Selecione o seu tipo de entidade

Selecione “Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC)” na lista de tipos de entidade. Na tela seguinte, insira o número de membros da sua LLC e o estado onde ela foi constituída.

Passo 3: Escolha por que você precisa de um EIN (Número de Identificação do Empregador).

Selecione o motivo da sua solicitação. Para a maioria das novas LLCs, a resposta correta é "Abri um novo negócio". Outras opções incluem "Contratação de funcionários", "Fins bancários" e "Mudança no tipo de organização".

Etapa 4: Insira as informações do responsável

O IRS exige que você designe uma "parte responsável" — esta é a pessoa que controla, administra ou dirige a LLC. Para a maioria das LLCs, essa pessoa é o proprietário ou o sócio-gerente. Você precisará fornecer o nome completo, o número do Seguro Social (SSN ou ITIN) e o endereço postal da parte responsável. A parte responsável deve ser uma pessoa física (e não outra entidade comercial).

Etapa 5: Insira os dados da sua LLC

Forneça o nome legal da sua LLC (conforme consta nos documentos de constituição), endereço físico e endereço postal. Você também deverá informar o tipo de atividade comercial que sua LLC exerce e a data de constituição (ou a data de início das atividades).

Etapa 6: Envie e receba seu EIN (Número de Identificação do Empregador).

Confira se suas informações estão corretas e, em seguida, envie a solicitação. Se tudo estiver correto, o IRS emitirá seu EIN imediatamente na tela. Você poderá baixar, salvar e imprimir o aviso de confirmação (chamado de aviso CP 575). Guarde este aviso com seus documentos comerciais importantes. O IRS também enviará uma cópia impressa do aviso CP 575 para o endereço fornecido, que geralmente chega em 4 a 6 semanas.

Dica: Salve ou imprima sua confirmação do EIN imediatamente. Se você fechar o navegador antes de salvar, precisará esperar a cópia enviada pelo correio ou ligar para a Receita Federal (IRS) para obter seu EIN.

Como se candidatar por fax ou correio

Se você não puder usar o aplicativo online, poderá solicitar um EIN por fax ou correio usando o formulário SS-4 do IRS.

Candidatura por fax

Preencha o formulário SS-4 e envie-o por fax para o número de fax do IRS do seu estado (listado nas instruções do formulário SS-4). O IRS enviará seu EIN de volta para você por fax em até 4 dias úteis. Certifique-se de incluir um número de fax para retorno no formulário. Este método é comumente usado por pessoas que não são cidadãs dos EUA e não possuem um SSN ou ITIN.

Números de fax do IRS:

• Se sua empresa, escritório ou agência principal estiver localizada nos Estados Unidos: (855) 641-6935
• Se você não possui residência legal, estabelecimento comercial principal ou escritório ou agência principal nos Estados Unidos: (855) 215-1627

Candidatura por correio

Preencha o formulário SS-4 e envie-o pelo correio para o endereço correto do IRS (listado nas instruções do formulário SS-4). O tempo de processamento para solicitações enviadas pelo correio é de 4 a 6 semanas. Devido ao longo tempo de espera, o envio de solicitações pelo correio não é recomendado, a menos que você não tenha outra opção.

Endereços postais do IRS:

• Se estiver localizado nos Estados Unidos: Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999
• Se estiver localizado fora dos Estados Unidos: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999

Como se candidatar sendo um cidadão não americano

Cidadãos não americanos que não possuem um Número de Segurança Social (SSN) ou um Número de Identificação Fiscal Individual (ITIN) não podem usar o aplicativo online do IRS. Em vez disso, devem se inscrever por fax ou ligando diretamente para o IRS.

Candidatura por telefone (candidatos internacionais)

Cidadãos não americanos podem ligar para a Linha de Impostos Comerciais e Especiais do IRS pelo número (267) 941-1099 (este número não é gratuito) para solicitar um EIN por telefone. A linha está disponível de segunda a sexta-feira, das 6h às 23h, horário do leste dos EUA. O agente do IRS fará as mesmas perguntas que constam no Formulário SS-4 e emitirá seu EIN ao final da ligação. Esta é a opção mais rápida para solicitantes internacionais.

Candidatura por fax (candidatos internacionais)

Preencha o formulário SS-4 e envie-o por fax para (855) 215-1627. O IRS enviará seu EIN de volta por fax em até 4 dias úteis. No espaço onde o formulário solicita o SSN ou ITIN da parte responsável, escreva “Estrangeiro” e inclua o número do passaporte estrangeiro da parte responsável e o país de cidadania.

Para obter instruções completas sobre como abrir uma LLC sendo um cidadão não americano, incluindo como obter um EIN, abrir uma conta bancária nos EUA e entender suas obrigações fiscais, consulte nosso guia para formar uma LLC como residente não americano.

EIN vs SSN vs ITIN

O IRS utiliza diversos tipos de números de identificação para diferentes finalidades. Veja a seguir uma comparação entre eles:

Principais diferenças:

• O EIN identifica uma empresa. O SSN e o ITIN identificam um indivíduo.
• Você pode solicitar um EIN gratuitamente e recebê-lo imediatamente (online) ou em poucos dias (por fax). Os números de Seguro Social (SSN) e os Números de Identificação Fiscal Individual (ITIN) levam mais tempo para serem obtidos.
• O EIN protege seu número de Seguro Social pessoal, fornecendo à sua empresa um número de identificação fiscal próprio.
• Você não precisa de um número de Seguro Social (SSN) para obter um Número de Identificação do Empregador (EIN), mas o formulário de inscrição online exige um. Sem um SSN, você deve se inscrever por fax ou telefone.

Perguntas frequentes

Obter um EIN é gratuito?

Sim. Solicitar um EIN (Número de Identificação do Empregador) através do IRS (Receita Federal dos EUA) é totalmente gratuito, seja online, por fax, por correio ou por telefone. Desconfie de sites de terceiros que cobram uma taxa para "ajudar" você a obter um EIN — eles simplesmente enviam a mesma solicitação gratuita ao IRS em seu nome. Sempre faça a solicitação diretamente pelo site do IRS.

Quanto tempo leva para obter um EIN?

Se você se inscrever online, receberá seu EIN imediatamente após concluir o formulário. Se se inscrever por fax, receberá seu EIN em até 4 dias úteis. Se se inscrever por correio, o prazo é de 4 a 6 semanas. Se você for um solicitante internacional que ligar para o IRS, receberá seu EIN ao final da ligação.

Posso solicitar um EIN online?

Sim, desde que você tenha um SSN ou ITIN válido. O formulário online do EIN (Número de Identificação do Empregador) do IRS está disponível de segunda a sexta-feira, das 7h às 22h, horário do leste dos EUA. Se você não tiver um SSN ou ITIN, deverá fazer a solicitação por fax ou telefone.

Preciso de um EIN se eu for uma LLC de um único membro sem funcionários?

Você não é legalmente obrigado a ter um EIN neste caso — você pode usar seu SSN para fins fiscais. No entanto, é altamente recomendável. Um EIN protege seu SSN de ser compartilhado em formulários comerciais, e a maioria dos bancos exige um EIN para abrir uma conta bancária comercial. Como é gratuito e leva apenas alguns minutos, não há motivo para não obter um.

Posso usar meu EIN para abrir uma conta bancária?

Sim. Na verdade, a maioria dos bancos exige um EIN (além dos documentos de constituição da sua LLC e do contrato social) para abrir uma conta bancária empresarial. Ter uma conta bancária empresarial separada é importante para manter a proteção de responsabilidade da sua LLC e para manter suas finanças pessoais e empresariais separadas.

E se eu perder meu EIN?

Se você perder ou extraviar seu EIN, poderá recuperá-lo ligando para a Linha de Impostos Comerciais e Especiais do IRS no número (800) 829-4933 (de segunda a sexta-feira, das 7h às 19h, horário local). Você também pode encontrar seu EIN em quaisquer declarações de imposto de renda anteriores enviadas por sua LLC, no aviso CP 575 original do IRS ou em seus documentos bancários comerciais.

Posso ter mais de um EIN?

Cada entidade comercial só pode ter um EIN (Número de Identificação do Empregador). No entanto, se você possui várias empresas, cada uma pode ter seu próprio EIN. Por exemplo, se você tiver duas LLCs (Sociedades de Responsabilidade Limitada), cada LLC terá um EIN separado. Você pode precisar solicitar um novo EIN se sua LLC passar por certas mudanças estruturais, como a transição de uma LLC unipessoal para uma LLC com múltiplos membros.