સંસ્થાના લેખો ક્યાં ફાઇલ કરવામાં આવે છે?

સંસ્થાના લેખોનો હેતુ શું છે? 

જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ અથવા લોકોનું જૂથ એલએલસી શરૂ કરવાનું નક્કી કરે છે, ત્યારે ધ્યેયમાંનો એક એવો વ્યવસાય સ્થાપિત કરવાનો છે જે કાયદેસર રીતે તેમની પોતાની ઓળખથી અલગ હોય. આ અલગતા તે છે જે જવાબદારી, મુકદ્દમા અને અન્ય નાણાકીય જવાબદારીઓથી રક્ષણ પૂરું પાડે છે.

સંપત્તિ વિભાજન પ્રદાન કરે છે

જ્યારે એલએલસી યોગ્ય રીતે રચાય છે, ત્યારે નાના વ્યવસાયના માલિકોને તેમની વ્યક્તિગત સંપત્તિનો ઉપયોગ વ્યવસાય ખર્ચને આવરી લેવા માટે કરવામાં આવે છે તેની ચિંતા કરવાની જરૂર નથી. સંસ્થાના લેખોનો હેતુ વ્યવસાયને તેના માલિકોથી સ્પષ્ટપણે અલગ કરવાનો છે.

વ્યવસાયની સ્થાપનામાં પ્રારંભિક પગલા તરીકે સેવા આપે છે

કેટલાક રાજ્યોમાં, સંસ્થાના લેખો વિવિધ નામોથી જાય છે, જેમ કે રચનાનું પ્રમાણપત્ર અથવા સંસ્થાનું પ્રમાણપત્ર. પરિભાષાને ધ્યાનમાં લીધા વિના, એલએલસીની રચના સત્તાવાર થાય તે પહેલાં દસ્તાવેજ યોગ્ય રાજ્ય કચેરી દ્વારા પૂર્ણ અને ફાઇલ કરવો આવશ્યક છે. એકવાર તે ફાઇલ થઈ જાય, પછી તમે અન્ય મહત્વપૂર્ણ પગલાં લઈ શકો છો, જેમ કે એમ્પ્લોયર ઓળખ નંબર અને બિઝનેસ બેંક એકાઉન્ટ મેળવવા.

રાજ્યને સચોટ માહિતી આપે છે

સંસ્થાના લેખો રાજ્યને તમારા વ્યવસાય વિશે વધારાની માહિતી પ્રદાન કરવા માટે છે, જેમ કે વ્યવસાયનો પ્રકાર, વ્યવસાયનું નામ, સ્થાન અને કંપની માટે કોનો સંપર્ક બિંદુ છે, જેને રજિસ્ટર્ડ એજન્ટ તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે.

એલએલસી ઓપરેટિંગ કરારો અને ભાગીદારી કરારોથી વિપરીત, સંસ્થાના લેખો તમારી કંપનીની દૈનિક કામગીરી અથવા મેનેજમેન્ટના નિર્ણયો કોણ લઈ શકે છે તેની વિગતમાં જતા નથી. તેના બદલે, તે રાજ્યને વ્યવસાય સુધી પહોંચવાની જરૂર હોય તો સંપર્ક વ્યક્તિ સહિત રાજ્યને અપડેટ કરેલી વ્યવસાય માહિતી આપે છે. અધિકારીઓને ટેક્સ નોટિસ મોકલવાની જરૂર પડી શકે છે, ઉદાહરણ તરીકે, અથવા પ્રક્રિયાની સેવા માટે એજન્ટનો સંપર્ક કરો, જે કંપની પર દાવો કરવામાં આવે ત્યારે કરવામાં આવે છે.

સંસ્થાના લેખો માટે કેવી રીતે ફાઇલ કરવી 

સંસ્થાના લેખો માટે ફાઇલ કરવાની ચોક્કસ પ્રક્રિયા તમારા રાજ્યના આધારે અલગ હશે. તમે ગમે ત્યાં હોવ એ જ મૂળભૂત પગલાં લાગુ થવા જોઈએ. 

તમે સત્તાવાર દસ્તાવેજો ફાઇલ કરી શકો તે પહેલાં, તમારે વ્યવસાયનું નામ પસંદ કરવાની જરૂર છે.

મોટાભાગનાં રાજ્યોમાં "LLC" અથવા "મર્યાદિત જવાબદારી કંપની" નો સમાવેશ કરવા માટે નામ જરૂરી છે. તે તમારા રાજ્યની અંદર એક અનન્ય નામ પણ હોવું જોઈએ, જેથી તમે રાજ્યની વ્યવસાય નિર્દેશિકા પર નામ શોધ કરી શકો છો તેની ખાતરી કરવા માટે કે તમે જે નામનો ઉપયોગ કરવા માંગો છો તે લેવામાં આવ્યું નથી. જો તમે સ્વીકાર્ય નામ સાથે તમારા સંસ્થાના લેખો સબમિટ કરશો નહીં, તો તેને નકારી શકાય છે.

મોટાભાગનાં રાજ્યોમાં, રાજ્યના સચિવની કચેરી વ્યવસાયની રચના અને સંબંધિત પ્રવૃત્તિઓ માટે જવાબદાર છે. કેટલાક રાજ્યોમાં બિઝનેસ રજિસ્ટ્રેશનને હેન્ડલ કરવા માટે ડિવિઝન ઑફ કોર્પોરેશનની જેમ અલગ રજિસ્ટર્ડ ઑફિસ છે.

તમે આર્ટિકલ્સ ઓફ ઓર્ગેનાઈઝેશન ફોર્મને ઍક્સેસ કરવા માટે તમારા રાજ્યની વેબસાઈટની મુલાકાત લઈ શકો છો જે તમે ઈલેક્ટ્રોનિક રીતે ભરી અને સબમિટ કરી શકો છો.

સામાન્ય રીતે ફાઇલિંગ ફી હોય છે, જે રાજ્ય પ્રમાણે બદલાય છે.

જ્યારે તમે સંભવતઃ એપ્લિકેશનમાં મેઇલ કરી શકો છો, તેને ઑનલાઇન સબમિટ કરવું એ સૌથી ઝડપી વિકલ્પ છે.

 ફોર્મ ભરવા માટે, તમારે તમારા વ્યવસાય વિશે માહિતી પ્રદાન કરવાની જરૂર છે. દરેક રાજ્યને થોડી અલગ માહિતીની જરૂર પડી શકે છે, પરંતુ મોટાભાગનામાં સમાન મૂળભૂત બાબતોનો સમાવેશ થશે. ખાતરી કરો કે તમે આ જેવી વસ્તુઓ ભરી શકો છો: 

સરનામું જેવી મૂળભૂત માહિતી ઉપરાંત, તમારે તમારા વ્યવસાય વિશે ઓપરેશનલ અને સંસ્થાકીય વિગતો સબમિટ કરવાની જરૂર પડશે. આ ઓપરેટિંગ એગ્રીમેન્ટમાં હશે તેટલા ઊંડાણપૂર્વક નથી, પરંતુ તમારે ફોર્મ સબમિટ કરતા પહેલા તમારા વ્યવસાયની સામાન્ય રચના જાણવી જોઈએ. ખાતરી કરો કે તમે નીચેનાનું વર્ણન કરવા માટે તૈયાર છો: 

એકવાર તમે બધા જરૂરી ક્ષેત્રો પૂર્ણ કરી લો તે પછી, તમારે તમારા સંસ્થાના લેખો ઔપચારિક રીતે યોગ્ય વિભાગને સબમિટ કરવાની અને મંજૂર કરવાની જરૂર પડશે. મોટાભાગના રાજ્યો તમને ઓનલાઈન સબમિટ કરવા દે છે પરંતુ દસ્તાવેજોમાં મેઈલ અથવા ફેક્સ કરવાનો વિકલ્પ હશે. તમે તેને મોકલો તે પહેલાં, ખાતરી કરો કે તમે દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કર્યા છે અને અસ્વીકાર ટાળવા માટે તમામ જરૂરી ફીલ્ડ્સ પૂર્ણ કર્યા છે. 

જો તમારી સંસ્થાના લેખો મંજૂર થાય, તો તમારે તમારા દસ્તાવેજોની નકલ સાથે રાજ્ય તરફથી રચનાનું પ્રમાણપત્ર મેળવવું જોઈએ. તેઓ મૂળ અરજી પણ ફાઇલમાં રાખશે. આ પ્રક્રિયામાં સામાન્ય રીતે એકથી બે અઠવાડિયાનો સમય લાગે છે, જો કે ઘણી વાર તમે ઝડપી પ્રક્રિયા માટે ચૂકવણી કરી શકો છો.

આ તમને મોકલવામાં આવે તે પહેલાં, એરિઝોના અને ન્યુ યોર્ક જેવા કેટલાક રાજ્યોમાં તમારે સ્થાનિક અખબારમાં LLCની રચનાની સૂચના પ્રકાશિત કરવાની જરૂર છે. તમારે સાબિતી પ્રદાન કરવી પડશે કે આ રાજ્યને કરવામાં આવ્યું હતું. આના જેવી વધારાની જરૂરિયાતો માટે તમારા રાજ્યની માર્ગદર્શિકા તપાસવાની ખાતરી કરો. 

સંસ્થાના લેખો માટેની કિંમત

દરેક રાજ્ય આર્ટિકલ્સ ઓફ ઓર્ગેનાઈઝેશન માટે તેની પોતાની ફાઈલિંગ ફી સેટ કરશે, પરંતુ મોટાભાગના પરંપરાગત LLC માટે $50 થી $200ની રેન્જમાં આવશે. કેટલાક કિસ્સાઓમાં, તમે ઓનલાઈન અથવા મેઈલ દ્વારા પણ અરજી કરો છો તેના આધારે કિંમત અલગ હશે.

રાજ્ય સાથે ઔપચારિક વ્યવસાય તરીકે એલએલસીની સ્થાપના કરવા માટે સંસ્થાના લેખો માત્ર એક જ વખત ફાઇલ કરવાની જરૂર છે. જ્યારે એલએલસીના સંચાલન સાથે સંકળાયેલ અન્ય રિકરિંગ ફી હોય છે, ત્યારે વ્યવસાયની રચના પર કોઈ વધુ ખર્ચ લાગુ થતો નથી. જો ભવિષ્યમાં સંસ્થાના લેખોમાં સુધારાની જરૂર હોય, તો આ માટે રાજ્ય દ્વારા નવી ફાઇલિંગ ફી અથવા અલગ સુધારા ફીની જરૂર પડી શકે છે.

કોને સંસ્થાના લેખોની જરૂર છે?

સંસ્થાના લેખો સામાન્ય રીતે એલએલસી માટે જરૂરી છે. તેઓ આર્ટિકલ્સ ઓફ ઈન્કોર્પોરેશન જેવા જ છે, જે કોર્પોરેશને ફાઈલ કરવું જોઈએ, પરંતુ મર્યાદિત જવાબદારી કંપની માળખા માટે વધુ ચોક્કસ છે. બધા રાજ્યોને આ દસ્તાવેજ ફાઇલ કરવા માટે એલએલસીની જરૂર છે. 

અન્ય માળખાં, જેમ કે ભાગીદારી, મર્યાદિત જવાબદારી ભાગીદારી, અને એકમાત્ર માલિકીની, રાજ્યની જરૂરિયાતો હશે જેમાં સંસ્થાના લેખોનો સમાવેશ થતો નથી. કેટલાક રાજ્યો એલએલસીની રચના કરી શકે તેવા વ્યવસાયના પ્રકારને પણ પ્રતિબંધિત કરશે. ઉદાહરણ તરીકે, કેલિફોર્નિયા એકાઉન્ટન્ટ્સ, મસાજ થેરાપિસ્ટ અથવા શિરોપ્રેક્ટર્સને એલએલસી બનાવવાની મંજૂરી આપતું નથી, તેથી તેઓએ અલગ વ્યવસાયિક માળખું વાપરવાની અને સંબંધિત કાગળ સબમિટ કરવાની જરૂર પડશે.

હું મારા સંસ્થાના લેખો ફાઇલ કરું પછી શું થાય છે?

એકવાર તમે તમારા સંસ્થાના લેખો પૂર્ણ કરી લો અને રચનાનું પ્રમાણપત્ર પ્રાપ્ત કરી લો, પછી તમારી એલએલસીને રાજ્ય દ્વારા ઔપચારિક રીતે વ્યવસાય તરીકે માન્યતા આપવામાં આવે છે. જો કે, તમારા વ્યવસાયને ઔપચારિક રીતે ચલાવવા માટે તમારે હજુ પણ અન્ય પગલાં લેવાની જરૂર પડી શકે છે. આમાંની ઘણી પ્રક્રિયાઓ માટે તમારા વ્યવસાયને એલએલસી તરીકે ઓળખવાની જરૂર છે, તેથી તમે તમારા સંસ્થાના લેખો પૂર્ણ કર્યા પછી તે આવવું જોઈએ. 

એમ્પ્લોયર આઇડેન્ટિફિકેશન નંબર મેળવો 

IRS માટે તમામ LLCs પાસે EIN અથવા એમ્પ્લોયર આઇડેન્ટિફિકેશન નંબર હોવો જરૂરી છે, જે ટેક્સ ફાઇલ કરવાના હેતુઓ માટે અનન્ય ઓળખકર્તા તરીકે સેવા આપે છે. આ વ્યક્તિઓ માટે સામાજિક સુરક્ષા નંબર જેવું જ છે પરંતુ વ્યવસાયોને લાગુ પડે છે. તમે ફેડરલ એમ્પ્લોયર આઇડેન્ટિફિકેશન નંબર અથવા ફેડરલ ટેક્સ ઓળખ નંબર તરીકે ઓળખાતા EIN પણ સાંભળી શકો છો.

તમે EIN માટે ઑનલાઇન અરજી કરી શકો છો અને તરત જ મેળવી શકો છો. આ નંબર સામાન્ય રીતે બિઝનેસ લાઇસન્સ મેળવવા, બિઝનેસ બેંક એકાઉન્ટ ખોલવા અથવા કોઈપણ કર્મચારીઓને ઓનબોર્ડ કરવા માટે જરૂરી રહેશે.

ઓપરેટિંગ કરાર બનાવો 

મોટાભાગના રાજ્યોને ઓપરેટિંગ એગ્રીમેન્ટ ફાઇલ કરવા માટે એલએલસીની જરૂર હોતી નથી, પરંતુ એવી ભલામણ કરવામાં આવે છે કે કોઈપણ વ્યવસાય પાસે એક હોય. કાર્યકારી અને નાણાકીય નિર્ણયો તમારી સંસ્થાને લેવાની જરૂર પડશે અને તે કોણ કરશે તેની રૂપરેખા એક ઓપરેટિંગ કરાર. તે નિયમો, નિયમો અને અન્ય જોગવાઈઓને પણ સંબોધિત કરી શકે છે.

ઓપરેટિંગ કરારો એટર્ની દ્વારા અથવા તમારા પોતાના પર તૈયાર કરી શકાય છે. ત્યાં ઘણા મફત નમૂનાઓ ઑનલાઇન ઉપલબ્ધ છે જે આ દસ્તાવેજ બનાવવામાં મદદ કરી શકે છે.

વ્યવસાય બેંક ખાતું ખોલો 

ઔપચારિક LLC હોદ્દો સાથે, તમે તમારી કંપની માટે ખાસ કરીને LLC બેંક ખાતું ખોલી શકો છો. એક અલગ ખાતું રાખવાથી તમે સરળતાથી વ્યવસાય અને વ્યક્તિગત ખર્ચને અલગ કરી શકો છો, જે અનિશ્ચિતતાને દૂર કરી શકે છે અને ટેક્સ ફાઇલિંગને ઝડપી બનાવી શકે છે.

ખાતરી કરો કે તમે લાઇસન્સ ધરાવો છો 

દરેક રાજ્યમાં લાયસન્સ માટે અલગ-અલગ આવશ્યકતાઓ હશે, પરંતુ મોટાભાગનાને તમારા વ્યવસાયને સંપૂર્ણ રીતે ચલાવવા માટે ઓછામાં ઓછા એક લાયસન્સની જરૂર પડશે. આનું સૌથી સામાન્ય સંસ્કરણ પરમિટ છે જે તમને સેલ્સ ટેક્સ એકત્રિત કરવા અને મોકલવાની મંજૂરી આપે છે. કેટલાક સ્થાનો અને ઉદ્યોગોને પણ વધુ લાયસન્સની જરૂર પડી શકે છે, તેથી વ્યવસાય કરવાનું શરૂ કરવા માટે તમારી પાસે યોગ્ય લાઇસન્સ છે તેની ખાતરી કરવા માટે તમારા રાજ્ય, કાઉન્ટી અને સ્થાનિક કાયદાઓ તપાસવું મહત્વપૂર્ણ છે.

તમારા વાર્ષિક અહેવાલો ફાઇલ કરો 

તમે કોઈપણ રાજ્યના કાયદાઓ અને આવશ્યકતાઓનું પાલન કરો છો તેની ખાતરી કરવા માટે, એલએલસીએ વાર્ષિક અહેવાલ ફાઇલ કરવાની જરૂર છે. આ ખાતરી કરે છે કે વ્યવસાય સારી સ્થિતિમાં છે અને મર્યાદિત જવાબદારી સંરક્ષણ અને અન્ય લાભો સાચવે છે.