نماینده ثبت شده چیست؟

نماینده ثبت شده چیست؟

یک نماینده ثبت شده فردی یا نهادی است که توسط یک تجارت، معمولاً یک LLC یا شرکت، برای دریافت مکاتبات از طرف آن منصوب می شود.

این می‌تواند شامل ارائه اسناد فرآیند، مکاتبات دولتی یا اعلان‌های انطباق باشد. اکثر ایالت ها هنگام تشکیل یک LLC، شراکت یا شرکت نیاز به نام یک نماینده ثبت شده دارند. هر کسب و کاری که در آن سازمان یک شخص حقوقی جدا از مالک است. 

یک نماینده ثبت شده گاهی اوقات به عنوان نماینده مقیم یا نماینده قانونی نیز شناخته می شود.

در سال 2006 قانونی به نام قانون نمایندگان ثبت شده نمونه تصویب شد. این قانون دو دسته از نمایندگان ثبت شده تجاری و غیر تجاری ایجاد می کند و مسئولیت ها و الزامات قانونی آنها را مشخص می کند. بر اساس گزارش MRAA، سه دلیل اصلی برای ثبت نماینده عبارتند از: دریافت خدمت، تعیین محل انجام هرگونه اقدام قانونی و انتشار اطلاعیه های مورد نیاز در قانون ارگانیک یک نهاد. در حالی که تنها 12 ایالت این قوانین را به طور کامل پذیرفته اند، سایرین حداقل بخشی از MRAA را پذیرفته اند. 

هدف از نمایندگی ثبت شده چیست؟

در عمل، هدف یک نماینده ثبت شده دریافت نامه و اسناد رسمی از طرف کسب و کار شما است. با استفاده از یک نماینده ثبت شده به جای یک سیستم پستی سنتی، دولت می تواند اطمینان حاصل کند که اسناد دریافت شده و کسب و کار را برای هر گونه پیگیری لازم پاسخگو می داند.

این نماینده به کسب و کار شما کمک می کند تا مطابقت شرکتی خود را حفظ کند و شما را از مواردی مانند اخطارهای قانونی یا یادآوری برای ارسال گزارش سالانه مطلع می کند. یک نماینده ثبت شده اساساً یک دروازه بان برای نهادهای تجاری است و اطمینان می دهد که همه ارتباطات انجام می شود. 

اکثر مواردی که یک نماینده ثبت نام شده دریافت می کند فرم های مالیاتی، اسناد قانونی و مکاتبات دولتی مانند گزارش سالانه خواهد بود. کمتر متداول است، آنها همچنین شخصی هستند که هر گونه خدمات یا احضاریه ای را دریافت می کنند تا شما را از شکایت مربوط به تجارت شما مطلع کنند. این تضمین می کند که کسب و کار می تواند به درستی ارائه شود. 

هنگامی که مدارک به نماینده ثبت شده آورده می شود، آنها باید شخصاً آن را بپذیرند و امضا کنند تا نشان دهند که آن را دریافت کرده اند. سپس آنها موظف هستند آن را برای مشتری ارسال کنند.

کدام مشاغل به نمایندگی ثبت شده نیاز دارند؟

هر کسب‌وکاری که در ایالت به‌عنوان یک شخص حقوقی ثبت می‌شود، ملزم به نام‌گذاری یک نماینده ثبت‌شده به عنوان بخشی از این فرآیند است. این شامل مشاغل کوچک که LLC، شراکت و شرکت هستند، و همچنین شامل غیرانتفاعی می شود.  

تنها نوع کسب و کاری که نیازی به نمایندگی ثبت شده ندارد، شرکت انفرادی است. از آنجایی که این کسب‌وکارها از نظر قانونی همان نهاد مالک آن‌ها در نظر گرفته می‌شوند، مالک به‌طور خودکار همه اطلاعات را به نام آنها دریافت می‌کند. شرکت های انفرادی اغلب به هیچ وجه نیازی به ثبت نام در ایالت ندارند و بنابراین نیازی به حضور نماینده ثبت شده ندارند.

چه کسی می تواند نماینده ثبت شده باشد؟

تعداد انگشت شماری از الزامات نماینده ثبت شده وجود دارد که باید آنها را برای پر کردن نقش رعایت کنید.

هر کسی می تواند یک نماینده ثبت شده باشد، تا زمانی که بیش از 18 سال سن داشته باشد، آدرس فیزیکی در ایالتی که کسب و کار در آن شکل گرفته است داشته باشد و در ساعات کاری عادی در دسترس باشد. به شرط رعایت این شرایط، می توانید به عنوان نماینده ثبت شده خود عمل کنید یا یکی از اعضای خانواده یا دوست خود را تعیین کنید. یک افسر یا عضو کسب و کار نیز یک انتخاب رایج برای نمایندگان ثبت شده است. 

همچنین اگر نمی‌توانید یا نمی‌خواهید نماینده خودتان باشید، می‌توانید یک سرویس نمایندگی ثبت‌شده حرفه‌ای را استخدام کنید تا از طرف LLC شما اقدام کند.

تمام اطلاعات نماینده ثبت شده به ایالت داده می شود.

مزایای داشتن نمایندگی ثبت شده چیست؟

اگرچه این یک الزام دولتی است، اما داشتن یک نماینده ثبت شده برای صاحبان مشاغل نیز مزایایی دارد. یک نماینده ثبت شده می تواند به ساده سازی فرآیندها کمک کند و اطمینان حاصل کند که شما با قانون مطابقت دارید. 

برخی از دلایلی که یک نماینده ثبت شده ممکن است برای کسب و کار شما مفید باشد عبارتند از: 

چگونه یک نماینده ثبت شده دریافت می کنید؟

اگر می‌خواهید نماینده ثبت‌شده خودتان باشید یا فردی را که می‌شناسید فهرست کنید، به جز ارائه اطلاعات مناسب در مورد مدارک تشکیل‌تان، کاری لازم نیست انجام دهید. اگر شرکتی هستید، نام نماینده ثبت شده را در اساسنامه یا اساسنامه خود ذکر کنید و آن را به روز نگه دارید. 

برخی از افراد ترجیح می دهند به جای یک فرد از خدمات نمایندگی ثبت شده تجاری استفاده کنند. خدمات بسیاری مانند Northwest Registered Agent یا ZenBusiness در دسترس هستند، و شما می توانید یکی را انتخاب کنید که نیازها و محدوده قیمت شما را برآورده کند. 

آیا باید خدمات نمایندگی ثبت شده داشته باشم؟

تعیین یک خدمات نمایندگی ثبت شده برای کسب و کار شما هزینه کمی دارد، اما می تواند گزینه ایمن تر و راحت تر نیز باشد. استفاده از این خدمات مزایای زیادی دارد. 

انطباق بهتر 

علاوه بر پذیرش اسناد از طرف شما، یک سرویس نمایندگی ثبت نام شده نیز کپی تمام اسناد شرکت را نگه می دارد. این شامل یادآوری‌ها و پرونده‌هایی است که شما ارسال می‌کنید و باید برای نیازهای بعدی نگه دارید. در صورت سرقت، بلایای طبیعی یا سایر مفقود شدن غیرمنتظره اسناد، شما یک نسخه پشتیبان از این اسناد خواهید داشت و مطابق قوانین باقی خواهید ماند.

راحتی و انعطاف پذیری 

داشتن خدمات نمایندگی ثبت شده به معنای یک چیز کمتر است که شما باید به عنوان یک صاحب کسب و کار مدیریت کنید. سپس می توانید زمان، انرژی و توجه خود را بر سایر نیازهای تجاری متمرکز کنید و همچنین تعادل بین کار و زندگی شخصی خود را حفظ کنید.

نمایندگان ثبت نام شده باید در تمام ساعات کاری در دسترس باشند. این بدان معناست که در صورت نیاز به دریافت مدارک، رفتن به تعطیلات یا مرخصی گرفتن ممکن است دشوار باشد. یک سرویس نمایندگی ثبت شده همیشه برای دریافت اسناد شما در دسترس خواهد بود تا بتوانید به راحتی برنامه خود را تغییر دهید.

در سراسر ایالت ها تجارت کنید 

یک نماینده ثبت شده باید یک آدرس خیابان در ایالتی که یک تجارت در آن تشکیل شده است داشته باشد. این بدان معناست که اگر شروع به کار در خطوط ایالتی کنید، آدرس شخصی شما قابل استفاده نیست، یا در هر ایالت به یک خانه نیاز دارید. خدمات نمایندگی ثبت شده می توانند در تمام 50 ایالت کار کنند، بنابراین شما می توانید کسب و کاری را در ایالتی غیر از ایالتی که در آن زندگی می کنید اداره کنید. اگر یک LLC با مکان‌هایی در چندین ایالت دارید، می‌توانید از خدماتی استفاده کنید تا یک نماینده ثبت‌شده در هر ایالت منصوب شود.

راهنمایی کلی

بسیاری از خدمات نمایندگی ثبت شده سایر خدمات مربوط به مالکیت و راه اندازی یک کسب و کار را ارائه می دهند. برخی از آنها شامل مشاوره، کمک حقوقی، و می توانند در مورد سایر پرونده های تجاری کمک کنند.

حریم خصوصی

طبق قانون ایالتی، آدرس نمایندگان ثبت شده در پرونده عمومی ذکر شده است، در حالی که آدرس های شخصی و دفتری ذکر نشده است. استفاده از خدمات نمایندگی ثبت شده یا شخص دیگری می تواند به محافظت از اطلاعات خصوصی شما کمک کند.

نمایندگی های تجاری و غیر تجاری ثبت شده

هنگام انتخاب یک نمایندگی ثبت شده یا یک خدمات، دو نام رسمی وجود دارد: تجاری و غیر تجاری. این دو کلاس مسئولیت ها و الزامات یکسانی دارند، اما تفاوت هایی نیز وجود دارد. 

نمایندگی ثبت شده تجاری

یک نماینده تجاری ثبت شده باید بیانیه فهرست بندی ویژه ای را به آژانس دولتی که مسئول ثبت نام تجاری و مطابقت یک ایالت است، ارسال کند. انجام این کار به این معنی است که یک جریان ساده اطلاعات بین نماینده ثبت شده و وزیر امور خارجه وجود دارد. هر گونه اطلاعات ارائه شده در لیست شامل اطلاعاتی مانند نام شرکت، نوع نهاد و آدرسی است که خدمات فرآیند باید در آن ارسال شود.

این نمایندگی‌ها یک آدرس فیزیکی را در چندین حالت حفظ می‌کنند و به آن‌ها اجازه می‌دهند با بسیاری از نهادهای تجاری در یک زمان کار کنند.

مشاغل سالانه هزینه ای را برای این خدمات می پردازند و اغلب هزینه های دولتی مربوط به مدارک را نیز می پردازند.

نمایندگی های ثبت شده غیر تجاری 

نمایندگان غیرتجاری افرادی مانند شما یا یک دوست قابل اعتماد هستند. معمولاً برای صاحبان مشاغلی که به تازگی شروع به کار کرده اند خود را به عنوان نماینده ثبت نام می کنند.

انتخاب یک سرویس نمایندگی ثبت شده

اگر تصمیم دارید نقش یک نماینده ثبت شده را برون سپاری کنید، مهم است که در خدماتی که انتخاب می کنید عمدی باشید. در حالی که نقش ممکن است ساده به نظر برسد، مسئولیت های یک نماینده ثبت شده بزرگ است. اگر آنها نتوانند اسناد شما را به درستی به اشتراک بگذارند یا نقش خود را نادیده بگیرند، ممکن است در نهایت با مشکلات زیادی روبرو شوید. به همین دلیل باید حتما یک نمایندگی یا سرویس معتبر با سابقه ارائه این خدمات را انتخاب کنید. 

هنگام تصمیم گیری می توانید عوامل دیگری مانند قیمت یا آنچه ممکن است در یک بسته گنجانده شود را در نظر بگیرید. بسیاری از خدمات نمایندگی ثبت شده نیز کمک یا پشتیبانی اضافی برای ایجاد کسب و کار ارائه می دهند که ممکن است برای شما مفید باشد. ویژگی‌های ممتاز ممکن است در دسترس باشند، مانند اسکن در همان روز، ذخیره‌سازی گسترده اسناد، و ویژگی‌های حریم خصوصی خودکار.

بسیاری از خدمات یک حساب دیجیتال ارائه می دهند که در آن می توانید به اطلاعات خود در یک پورتال امن دسترسی داشته باشید نه از طریق مکاتبات یکباره با افراد. اگر نمی‌خواهید پول خرج کنید، می‌توانید از این موارد اضافه صرف نظر کنید، اما بسیاری از مردم آن‌ها را ارزشمند می‌دانند.

همچنین می تواند خوب باشد که به دنبال نماینده ای باشید که بتواند در چندین ایالت کار کند، به خصوص اگر قصد دارید در چندین ایالت کار کنید. حتی اگر اکنون نیازی به این کار نباشد، سرویسی با این قابلیت می‌تواند از نیاز شما به تعویض ارائه‌دهندگان جلوگیری کند. 

همراه با ویژگی‌ها و قیمت‌گذاری، می‌توانید برای بررسی نظرات مشتریان برای هر سرویس وقت بگذارید تا بفهمید آیا آنها نیازهای شما را برآورده می‌کنند یا خیر. در حالی که بررسی های آنلاین گاهی اوقات می تواند بیش از حد مثبت یا بیش از حد منفی باشد، نگاه کردن به اجماع عمومی و نحوه واکنش شرکت می تواند مفید باشد.