¿Qué es un acuerdo operativo?

Los acuerdos operativos están asociados principalmente a sociedades de responsabilidad limitada como estructura empresarial. En algunos estados, las agencias gubernamentales no pueden reconocer formalmente su LLC a menos que se haya creado y presentado un acuerdo operativo.

Solo 5 estados requieren que se presente su acuerdo operativo de LLC. Son California, Nueva York, Missouri, Maine y Delaware. Algunos estados permiten que sean acuerdos orales en lugar de escritos.

Estos requisitos generalmente se refieren a las LLC que tienen más de un miembro o propietario enumerado en sus estatutos. Sin embargo, aún puede ser beneficioso para una LLC de un solo miembro con un solo propietario.

La única estructura empresarial que puede tener un acuerdo similar es una sociedad. En estos casos, el documento suele denominarse acuerdo de asociación, pero tendrá el mismo propósito que un acuerdo operativo. Como las sociedades no ofrecen protección de responsabilidad personal u otros beneficios de una LLC, estos acuerdos pueden ser aún más importantes.

Otras estructuras comerciales normalmente no necesitan un acuerdo operativo, ya que tendrán una necesidad equivalente o ninguna. Las empresas unipersonales, por ejemplo, tienen un solo propietario y no tienen protección de activos personales, por lo que normalmente no son necesarias. Las estructuras más formales, como una corporación, requieren estatutos detallados y documentos rectores adicionales que van más allá del alcance de la mayoría de los acuerdos operativos de LLC.

Sin un acuerdo formal, firmado por todas las partes, cada persona puede afirmar que otros acuerdos se hicieron extraoficialmente. Si los miembros directivos de una entidad comercial no están de acuerdo, pueden comenzar a afirmar que existieron acuerdos orales o implícitos. Sin pruebas de estos acuerdos, corresponderá a un juez determinar quién dice la verdad. Tener un acuerdo operativo completo y escrito elimina malentendidos y rumores en el futuro.

Cada estado tiene un conjunto de reglas predeterminadas relacionadas con las operaciones comerciales. Si no existe un acuerdo operativo vigente y surge una disputa, la empresa estará sujeta a las reglas estatales predeterminadas, que pueden no ser favorables para todas las partes. Por ejemplo, muchos estados tienen reglas que exigen que las ganancias y pérdidas se dividan equitativamente entre todos los miembros cuando no existe un acuerdo que indique lo contrario.

Si bien una LLC brinda protección de responsabilidad personal a los miembros, el acuerdo operativo es una capa adicional que formaliza este escudo. El documento amplía los límites legales entre la LLC y los propietarios de la LLC para que no haya dudas sobre si son responsables de las deudas y obligaciones de la empresa.

Un acuerdo operativo puede ayudar a que una empresa nueva o pequeña parezca más legítima ante los ojos de los prestamistas e inversores. Algunos bancos querrán ver un acuerdo operativo antes de emitir un préstamo comercial para poder comprender cómo se administrará su dinero. En algunos casos te pueden negar por no tener un acuerdo operativo. Lo mismo puede aplicarse a los inversores, quienes querrán comprender qué tan bien se han definido estas reglas para proteger sus activos.

Los propietarios de una empresa suelen hacer contribuciones para que el negocio esté en funcionamiento. Esto puede incluir servicios, efectivo o propiedad. A cambio de estas aportaciones, recibirán un porcentaje de propiedad proporcional al capital que ofrecieron al principio.

En algunos casos, los miembros pueden optar por distribuir la participación en la propiedad si así se acuerda. El acuerdo operativo debe definir claramente cuáles son estos porcentajes.

Las acciones distributivas son un término común que se refiere a cómo se compartirán las ganancias y las pérdidas. Muchas empresas asignan acciones distributivas de la misma manera que los porcentajes de propiedad, de modo que si alguien posee el 50% del negocio, también recibirá el 50% de las ganancias y pérdidas. Sin embargo, esto no es una regla y cada negocio puede elegir su propio modelo. Existen reglas para asignaciones especiales que se deben seguir si sus acciones y propiedad no están alineadas.

El acuerdo operativo también debe definir qué parte de las ganancias asignadas debe distribuirse a los miembros cada año. También puede determinar si a los miembros se les puede pagar lo suficiente para cubrir el costo de los impuestos sobre la renta que deberán pagar sobre las ganancias. Además, el acuerdo debe especificar dónde se permite a los propietarios retirar dinero de las ganancias del negocio a su propia discreción o si las distribuciones se realizarán con regularidad.

Cuando es necesario tomar decisiones importantes, se debe utilizar algún proceso de votación como se describe en el acuerdo operativo. A cada miembro se le podría otorgar un voto, o se le podría otorgar un poder de voto que sea proporcional a su participación accionaria.

Puede resultar útil que un acuerdo operativo especifique el método de contabilidad de la empresa y el año fiscal que se utilizará. Esto también puede incluir requisitos de que la LLC o sus miembros y gerentes revelen un balance general auditado y estados de operaciones y flujo de efectivo auditados a todos los propietarios. Esto garantiza que todos tengan igual acceso a la información y sepan dónde se gastan los fondos de la empresa.

Para garantizar que los miembros rindan cuentas, el acuerdo operativo puede describir sus derechos y responsabilidades. Esto incluye las tareas diarias de cada miembro, el rol que se espera que desempeñe y el pago por horas o salario. Si se descubre que alguien no cumple con su acuerdo, también puede haber estipulaciones sobre lo que sucedería.

Si un miembro decide jubilarse, fallece o decide compartir su interés en un negocio y seguir adelante, el acuerdo operativo debe articular un plan para lo que sucederá a continuación. Esto incluye si el negocio continuará, quién recibirá sus acciones, si pueden venderlas externamente o si necesitan ofrecerlas internamente primero, y cualquier otra regla.

Esta sección también puede incluir información sobre lo que sucede cuando un nuevo miembro se une a la LLC y cómo eso puede cambiar otros términos.

Si la LLC cierra por algún motivo, los planes exactos deben especificarse en el documento. Esta sección debe describir instrucciones, deberes y responsabilidades específicas de cada miembro en este escenario. Debe abordar lo que sucede con cualquier deuda de la empresa, cómo se dividirán los activos y cualquier otra regla relacionada con la acción y el comportamiento de los miembros. También puede especificar que ningún miembro pueda operar una empresa con el mismo nombre en el futuro.

Puede ser importante incluir algo llamado cláusula de divisibilidad en su acuerdo. Esto protegerá ciertos términos del acuerdo si se considera que otras partes están en conflicto con la ley estatal o federal. La cláusula establecerá que si alguna parte del acuerdo está en conflicto, el resto se mantendrá. Sin este lenguaje incluido, un conflicto anulará todo el documento y requerirá que cree uno nuevo desde cero.