So erhalten Sie eine EIN

Eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) ist eine kostenlose, neunstellige Nummer, die vom IRS (US-amerikanisches Finanzamt) ausgestellt wird und Ihr Unternehmen für Steuerzwecke identifiziert. Sie ist vergleichbar mit einer Sozialversicherungsnummer für Ihr Unternehmen. Jede LLC (Limited Liability Company) mit mehr als einem Gesellschafter oder mit Angestellten benötigt eine EIN. Auch Einzelunternehmer-LLCs sollten eine beantragen, um ein Geschäftskonto zu eröffnen und ihre private Sozialversicherungsnummer nicht in Geschäftsdokumenten anzugeben. Die Beantragung einer EIN ist kostenlos und dauert online etwa 15 Minuten.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, was eine EIN ist, wer eine benötigt und wie man sie beantragt.

Was ist eine EIN?

Eine EIN (Employer Identification Number) ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die vom Internal Revenue Service (IRS) zur Identifizierung eines Unternehmens vergeben wird. Sie wird auch als Federal Tax Identification Number oder Federal Employer Identification Number (FEIN) bezeichnet. Das Format ist XX-XXXXXXX (zwei Ziffern, ein Bindestrich, dann sieben Ziffern).

Ihre EIN wird für eine Vielzahl von Geschäftszwecken verwendet:

• Einreichung von Bundes- und Landessteuererklärungen
• Eröffnung eines Geschäftsbankkontos
• Mitarbeiter einstellen und Lohnabrechnung durchführen
• Beantragung von Gewerbelizenzen und Genehmigungen
• Einreichung von Unterlagen beim Finanzamt oder bei staatlichen Behörden
• Einrichtung eines Geschäftskredits
• Beantragung einer Geschäftskreditkarte oder eines Geschäftskredits

Eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) ist dauerhaft. Sobald das Finanzamt Ihrem Unternehmen eine EIN zuweist, wird diese weder wiederverwendet noch einem anderen Unternehmen zugewiesen, selbst wenn Ihr Unternehmen geschlossen wird. Ändert Ihre LLC ihren Namen, ihre Adresse oder ihre Gesellschafter, behält sie dieselbe EIN. Ändert Ihre LLC jedoch ihre Steuerstruktur (z. B. von einer Ein-Personen-LLC zu einer Mehrpersonen-LLC), müssen Sie möglicherweise eine neue EIN beantragen.

Wer benötigt eine EIN?

Nicht jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) zu besitzen, die meisten sollten sich jedoch eine zulegen. Hier erfahren Sie, wer eine EIN benötigt:

Erforderlich ist eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer):

• Mehrpersonen-GmbHs (werden wie eine Personengesellschaft besteuert)
• Jede GmbH oder jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt
• Jedes Unternehmen, das Steuererklärungen für Beschäftigung, Verbrauchsteuer oder Alkohol-, Tabak- und Feuerwaffen einreicht.
• Kapitalgesellschaften und S-Corporations
• Stiftungen, Nachlässe und gemeinnützige Organisationen
• Jede LLC, die sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft oder S-Corporation entscheidet

Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend empfohlen:

• Einzelunternehmer-GmbHs ohne Angestellte – obwohl Sie Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) für Steuerzwecke verwenden können, schützt eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) Ihre SSN davor, auf Geschäftsformularen, Rechnungen und Steuerdokumenten veröffentlicht zu werden. Die meisten Banken verlangen außerdem eine EIN zur Eröffnung eines Geschäftskontos.

Kurz gesagt, jede LLC sollte eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) beantragen. Die Beantragung ist kostenlos, dauert nur wenige Minuten und schützt Ihre persönlichen Daten.

Wie man online eine EIN beantragt (Schritt für Schritt)

Die schnellste und einfachste Möglichkeit, eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) zu erhalten, ist die Online-Beantragung über die IRS . Die Online-Beantragung ist montags bis freitags von 7:00 bis 10:00 Uhr Eastern Time möglich. Sie erhalten Ihre EIN sofort nach dem Ausfüllen des Antrags.

Wichtig: Für die Online-Bewerbung benötigen Sie eine gültige Sozialversicherungsnummer (SSN) oder eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN). Falls Sie keine SSN oder ITIN besitzen (z. B. wenn Sie kein US-Bürger sind und außerhalb der USA leben), können Sie die Online-Bewerbung nicht nutzen und müssen diese stattdessen per Fax oder Post einreichen.

Schritt 1: Gehen Sie zur IRS-Seite für die Beantragung der Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN).

Besuchen Sie die Online-Antragsseite des IRS für die EIN-Nummer . Klicken Sie auf „Jetzt online beantragen“ und anschließend auf „Antrag starten“. Die IRS-Website ist die einzige Möglichkeit, eine kostenlose EIN-Nummer online zu beantragen. Nutzen Sie keine kostenpflichtigen Websites von Drittanbietern – diese reichen lediglich denselben kostenlosen Antrag in Ihrem Namen ein.

Schritt 2: Wählen Sie Ihren Entitätstyp aus

Wählen Sie in der Liste der Rechtsformen „Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)“ aus. Geben Sie im nächsten Fenster die Anzahl der Gesellschafter Ihrer GmbH und den Bundesstaat an, in dem Ihre GmbH gegründet wurde.

Schritt 3: Wählen Sie den Grund, warum Sie eine EIN benötigen.

Wählen Sie den Grund für Ihren Antrag. Für die meisten neu gegründeten LLCs ist die richtige Antwort „Unternehmensgründung“. Weitere Optionen sind „Einstellung von Mitarbeitern“, „Bankgeschäfte“ und „Änderung der Rechtsform“.

Schritt 4: Geben Sie die Informationen zur verantwortlichen Person ein.

Das Finanzamt verlangt die Benennung einer „verantwortlichen Person“ – dies ist die Person, die die LLC kontrolliert, verwaltet oder leitet. Bei den meisten LLCs ist dies der Inhaber oder geschäftsführende Gesellschafter. Sie müssen den vollständigen Namen, die Sozialversicherungsnummer (SSN) oder die individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) sowie die Postanschrift der verantwortlichen Person angeben. Die verantwortliche Person muss eine natürliche Person sein (kein anderes Unternehmen).

Schritt 5: Geben Sie Ihre LLC-Daten ein

Geben Sie den offiziellen Namen Ihrer LLC (wie er in Ihren Gründungsdokumenten erscheint), Ihre Geschäftsadresse und Ihre Postanschrift an. Sie werden außerdem nach der Art der Geschäftstätigkeit Ihrer LLC und dem Gründungsdatum (bzw. dem Datum der Aufnahme Ihrer Geschäftstätigkeit) gefragt.

Schritt 6: Einreichen und Empfangen Ihrer EIN

Überprüfen Sie Ihre Angaben auf Richtigkeit und reichen Sie dann den Antrag ein. Sind alle Angaben korrekt, stellt Ihnen das Finanzamt (IRS) Ihre EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) umgehend online aus. Sie können die Bestätigungsmitteilung (CP 575) herunterladen, speichern und ausdrucken. Bewahren Sie diese Mitteilung zusammen mit Ihren wichtigen Geschäftsunterlagen auf. Das Finanzamt (IRS) sendet Ihnen außerdem eine Papierkopie der CP 575-Mitteilung an die von Ihnen angegebene Adresse. Diese trifft in der Regel innerhalb von vier bis sechs Wochen ein.

Tipp: Speichern oder drucken Sie Ihre EIN-Bestätigung sofort. Wenn Sie den Browser vor dem Speichern schließen, müssen Sie auf die postalische Zusendung warten oder das Finanzamt anrufen, um Ihre EIN-Nummer zu erhalten.

So bewerben Sie sich per Fax oder Post

Falls Sie den Online-Antrag nicht nutzen können, können Sie eine EIN per Fax oder Post mit dem IRS-Formular SS-4 beantragen.

Bewerbung per Fax

Füllen Sie das Formular SS-4 aus und faxen Sie es an die Faxnummer des IRS für Ihren Bundesstaat (siehe Anleitung zum Formular SS-4). Der IRS sendet Ihnen Ihre EIN innerhalb von vier Werktagen per Fax zurück. Vergessen Sie nicht, Ihre Rückfaxnummer auf dem Formular anzugeben. Dieses Verfahren wird häufig von Nicht-US-Bürgern genutzt, die keine SSN oder ITIN besitzen.

Faxnummern der IRS:

• Wenn sich Ihr Hauptsitz, Ihre Niederlassung oder Ihre Agentur in den Vereinigten Staaten befindet: (855) 641-6935
• Wenn Sie keinen rechtmäßigen Wohnsitz, keine Hauptgeschäftsstelle und keine Hauptniederlassung oder -agentur in den Vereinigten Staaten haben: (855) 215-1627

Bewerbung per Post

Füllen Sie das Formular SS-4 vollständig aus und senden Sie es an die entsprechende Adresse des IRS (siehe Anleitung zum Formular SS-4). Die Bearbeitungszeit für postalische Anträge beträgt 4 bis 6 Wochen. Aufgrund der langen Wartezeit wird die postalische Antragstellung nur empfohlen, wenn keine andere Möglichkeit besteht.

Postadressen des IRS:

• Bei Sitz in den Vereinigten Staaten: Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999
• Bei Sitz außerhalb der Vereinigten Staaten: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999

Wie man sich als Nicht-US-Bürger bewirbt

Nicht-US-Bürger ohne Sozialversicherungsnummer (SSN) oder individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) können den Online-Antrag des IRS nicht nutzen. Sie müssen ihren Antrag stattdessen per Fax oder telefonisch direkt beim IRS einreichen.

Bewerbung per Telefon (Internationale Bewerber)

Nicht-US-Bürger können die IRS-Hotline für Unternehmen und Spezialsteuern unter (267) 941-1099 (keine gebührenfreie Nummer) anrufen, um telefonisch eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) zu beantragen. Die Hotline ist montags bis freitags von 6:00 bis 11:00 Uhr Eastern Time erreichbar. Der IRS-Mitarbeiter stellt Ihnen dieselben Fragen wie im Formular SS-4 und stellt Ihnen Ihre EIN im Anschluss an das Gespräch aus. Dies ist die schnellste Option für internationale Antragsteller.

Bewerbung per Fax (Internationale Bewerber)

Füllen Sie das Formular SS-4 aus und faxen Sie es an (855) 215-1627. Das IRS sendet Ihnen Ihre EIN innerhalb von vier Werktagen per Fax zurück. Tragen Sie im Feld für die Sozialversicherungsnummer (SSN) oder die ITIN der verantwortlichen Person „Ausländisch“ ein und geben Sie die ausländische Passnummer und die Staatsangehörigkeit der verantwortlichen Person an.

Eine vollständige Anleitung zur Gründung einer LLC als Nicht-US-Bürger, einschließlich der Beantragung einer EIN, der Eröffnung eines US-Bankkontos und des Verständnisses Ihrer Steuerpflichten, finden Sie in unserem Leitfaden zur Gründung einer LLC als Nicht-US-Einwohner.

EIN vs. SSN vs. ITIN

Die US-Steuerbehörde (IRS) verwendet verschiedene Arten von Identifikationsnummern für unterschiedliche Zwecke. Hier ein Vergleich:

Hauptunterschiede:

• Eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) identifiziert ein Unternehmen. Eine SSN (Sozialversicherungsnummer) und eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) identifizieren eine natürliche Person.
• Sie können eine EIN kostenlos beantragen und erhalten sie sofort (online) oder innerhalb weniger Tage (per Fax). Die Beantragung von SSNs und ITINs dauert länger.
• Eine EIN schützt Ihre persönliche Sozialversicherungsnummer, indem sie Ihrem Unternehmen eine eigene Steueridentifikationsnummer gibt.
• Sie benötigen keine Sozialversicherungsnummer (SSN), um eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) zu erhalten, jedoch ist für den Online-Antrag eine SSN erforderlich. Ohne SSN müssen Sie den Antrag per Fax oder Telefon stellen.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Beantragung einer EIN kostenlos?

Ja. Die Beantragung einer EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) beim IRS ist völlig kostenlos, egal ob Sie den Antrag online, per Fax, per Post oder telefonisch stellen. Seien Sie vorsichtig bei Drittanbieter-Websites, die Gebühren für die „Hilfe“ bei der Beantragung einer EIN verlangen – diese stellen lediglich denselben kostenlosen IRS-Antrag in Ihrem Namen. Beantragen Sie die EIN immer direkt über die Website des IRS.

Wie lange dauert es, eine EIN zu erhalten?

Wenn Sie den Antrag online stellen, erhalten Sie Ihre EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) sofort nach Abschluss des Antrags. Bei Antragstellung per Fax erhalten Sie Ihre EIN innerhalb von 4 Werktagen. Bei Antragstellung per Post dauert es 4 bis 6 Wochen. Internationale Antragsteller, die das IRS telefonisch kontaktieren, erhalten ihre EIN direkt nach dem Telefonat.

Kann ich eine EIN online beantragen?

Ja, sofern Sie eine gültige Sozialversicherungsnummer (SSN) oder individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) besitzen. Die Online-Beantragung der Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) beim IRS ist montags bis freitags von 7:00 bis 10:00 Uhr Eastern Time möglich. Falls Sie keine SSN oder ITIN besitzen, müssen Sie den Antrag per Fax oder Telefon stellen.

Benötige ich eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer), wenn ich eine Einzelunternehmer-GmbH ohne Angestellte bin?

Sie sind in diesem Fall nicht gesetzlich verpflichtet, eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) zu beantragen – Sie können Ihre Sozialversicherungsnummer für Steuerzwecke verwenden. Es wird jedoch dringend empfohlen. Eine EIN schützt Ihre Sozialversicherungsnummer vor der Weitergabe auf Geschäftsformularen, und die meisten Banken verlangen eine EIN für die Eröffnung eines Geschäftskontos. Da die Beantragung kostenlos ist und nur wenige Minuten dauert, gibt es keinen Grund, keine zu beantragen.

Kann ich mit meiner EIN ein Bankkonto eröffnen?

Ja. Tatsächlich benötigen die meisten Banken eine EIN (neben Ihren Gründungsdokumenten und dem Gesellschaftsvertrag Ihrer LLC), um ein Geschäftskonto zu eröffnen. Ein separates Geschäftskonto ist wichtig, um den Haftungsschutz Ihrer LLC zu gewährleisten und Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen zu trennen.

Was passiert, wenn ich meine EIN verliere?

Falls Sie Ihre EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) verlieren oder verlegen, können Sie diese telefonisch über die IRS-Hotline für Unternehmen und Spezialsteuern unter (800) 829-4933 (Montag bis Freitag, 7:00 bis 7:00 Uhr Ortszeit) anfordern. Sie finden Ihre EIN auch in früheren Steuererklärungen Ihrer LLC, auf dem ursprünglichen CP-575-Bescheid des IRS oder auf Ihren Geschäftskontoauszügen.

Kann ich mehr als eine EIN haben?

Jedes Unternehmen kann nur eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) haben. Besitzen Sie jedoch mehrere Unternehmen, kann jedes eine eigene EIN haben. Wenn Sie beispielsweise zwei LLCs (Gesellschaften mit beschränkter Haftung) haben, erhält jede LLC eine separate EIN. Unter Umständen müssen Sie eine neue EIN beantragen, wenn Ihre LLC bestimmte Strukturänderungen durchläuft, beispielsweise den Wechsel von einer Ein-Personen-LLC zu einer Mehrpersonen-LLC.